Anleitung für Reisen von Dienstleistern der Wikimedia-Stiftung

I. Zweck

Diese Anleitung für Reisen von Dienstleistern (“Leitfaden“) richtet sich an Dienstleister, die den Bedingungen eines Master Services Agreement (MSA) der Wikimedia-Stiftung zugestimmt haben. Die Wikimedia-Stiftung (“Wikimedia“ oder “WMF“) ist davon überzeugt, dass Reisen im Namen ihrer Mission ein entscheidender Beitrag zur Erhöhung der Sichtbarkeit von Wikimedia-Projekten sein kann. Wikimedia kann Dienstleister nutzen und mit ihnen Verträge abschließen, um ihre Mission voranzutreiben.

Der Zweck dieses Leitfadens besteht darin, sicherzustellen, dass Dienstleister, die reisen müssen, um ihren Arbeitsumfang (SOW) mit Wikimedia zu erfüllen und eine Erstattung der Reisekosten beantragen, gleich und fair behandelt werden.

Wikimedias Reisegrundsätze für Dienstleister:

1. Wikimedia ermutigt seine Dienstleister, Wikimedia-Mittel verantwortungsvoll zu nutzen. Wenn eine Reise erforderlich ist, empfiehlt Wikimedia den Dienstleistern, auf wirtschaftliche und nachhaltige Weise zu reisen.
2. Von Wikimedia-Dienstleistern wird erwartet, dass sie Reise- und damit verbundene Kosten in ihren MSA-SOW einbeziehen.
3. Sollte es zu unerwarteten Reisen kommen, die für die Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen erforderlich sind, muss der Dienstleister für diese Reise eine schriftliche Vorabgenehmigung von seinem WMF-Ansprechpartner einholen. Den Dienstleistern können die tatsächlichen legitimen, angemessenen und notwendigen Reisekosten erstattet werden, die ihnen während Wikimedia-Geschäften entstehen, basierend auf den festgelegten Vergütungen, die in dieser Richtlinie und dem MSA dargelegt sind.

II. Geltungsbereich

Dieser Leitfaden gilt für alle Reise- und damit verbundenen Geschäftsausgaben aller Dienstleister, die während der Reise anfallen, um ihre SOW mit Wikimedia zu erfüllen.

III. Leitfaden

Dieser Leitfaden soll die Dienstleister von Wikimedia bei ihren Reiseplänen unterstützen, indem er Grundsätze und Anforderungen für reisebezogene Erstattungen festlegt.

Wikimedia ist mit der verantwortungsvollen Verwaltung der Ressourcen der Wikimedia-Bewegung betraut.

Wie oben erwähnt, sollten Dienstleister die erwarteten Reisen in ihre Vertragsgebühren und Leistungsbeschreibung einbeziehen. Wenn es zu unerwarteten Reisen im Zusammenhang mit der Wikimedia-SOW kommt, sollte der Dienstleister eine schriftliche Vorabgenehmigung des primären WMF-Ansprechpartners einholen, damit angemessene und notwendige Reisekosten, die bei der Bereitstellung der SOW anfallen, erstattet werden können.

Daher empfiehlt Wikimedia, dass Dienstleister Folgendes beachten sollten, um eine Erstattung ihrer angemessenen und notwendigen Reisekosten zu erhalten:

1. Für die Erstattung der Auslagen ist eine ordnungsgemäße Dokumentation vorzulegen.
2. Wikimedia schlägt vor, bei Buchungen nach den günstigsten verfügbaren Flugpreisen zu suchen.
3. Wikimedia schlägt vor, dass der Standard für Bahnreisen die Economy Class ist.
4. Den Dienstleistern werden die tatsächlichen und angemessenen Kosten gemäß dem MSA erstattet.
5. Reisekosten sollten in direktem Zusammenhang mit den für Wikimedia im Rahmen des MSA erbrachten Dienstleistungen stehen und von Wikimedia als legitim, notwendig und angemessen genehmigt werden, damit sie erstattet werden können.
6. Gemäß MSA benötigt der Dienstleister für Ausgabenabrechnungen eine schriftliche Vorabgenehmigung durch den WMF-Kontakt. Dinge, die nicht erstattungsfähig sind, sollten dem Dienstleister zur Kenntnis gebracht werden, bevor sie zur Rückerstattung eingereicht werden.
7. Dienstleister müssen Reisekostenabrechnungen mit allen erforderlichen Informationen innerhalb von 30 Tagen nach Entstehung der Kosten an Wikimedia übermitteln, es sei denn, ihr WMF-Ansprechpartner genehmigt eine längere Verzögerung. Soweit möglich sind Erstattungsanträge in den vom Dienstleister gemäß den Zahlungsbedingungen eingereichten Rechnungen für die Zahlung enthalten.
8. Bei der Rechnungsstellung für die Erstattung sollte der Dienstleister neben den erbrachten Dienstleistungen/Waren auch die genehmigten Reisekosten auflisten und entsprechend den Anforderungen im MSA und SOW einreichen.
9. Obwohl dieser Leitfaden umfassend sein soll, ist es unmöglich, jede Situation vorherzusehen, mit der ein Dienstleister konfrontiert sein könnte. Wikimedia geht davon aus, dass reisebezogene Ausgaben legitim, angemessen und notwendig sind, und vom Dienstleister wird erwartet, dass er diese Leitlinien umsichtig anwendet. Alle legitimen, angemessenen und notwendigen geschäftsbezogenen Reisekosten, die nicht durch diesen Leitfaden abgedeckt sind, sollten dem WMF-Kontakt vorab vorgeschlagen und von diesem genehmigt werden.
10. Wikimedia kann die Erstattung von Ausgaben verweigern, die im Rahmen dieses Leitfadens nicht legitim, angemessen und notwendig sind.

IV. Definitionen

Dienstleister - Ein Dienstleister, Anbieter oder Berater, der einem Wikimedia-MSA und -SOW zugestimmt hat.

WMF-Kontakt - Der Wikimedia-Mitarbeiter, der Geschäftsreisekosten prüft und genehmigt, bevor sie vom Dienstleister zur Erstattung der Zahlung eingereicht werden.

V. Versionsgeschichte des Dokuments

Version	Datum	Autor	Änderungsbeschreibung
1.1	2023-01-26	Recht	Entwurf speziell für Dienstleister aus der Reiserichtlinie

Siehe auch

• Kostenerstattung
• Richtlinie zu Reisestipendien
• Reise- und Spesenrichtlinie