Cestovní průvodce poskytovatele služeb Wikimedia Foundation
 | Toto pravidlo nebo postup spravuje nadace Wikimedia. Uvědomte si prosím, že v případě jakéhokoli rozdílu ve významu nebo výkladu mezi původní anglickou verzí tohoto obsahu a překladem má přednost původní anglická verze. |
I. Účel
Tato cestovní příručka poskytovatele služeb (dále jen "Pokyn") je určena poskytovatelům služeb, kteří souhlasili s podmínkami smlouvy o službách Wikimedia Foundation Master Services (MSA). Wikimedia Foundation ("Wikimedia" nebo "WMF") věří, že cestování ve jménu jejího poslání může být kritickou součástí zviditelnění projektů Wikimedie. Wikimedia může využívat poskytovatele služeb a uzavírat s nimi smlouvy, aby pomáhali při prosazování svého poslání.
Účelem těchto pokynů je zajistit, aby se s poskytovateli služeb, kteří musí cestovat, aby splnili svůj rozsah práce (SOW) s Wikimedií a žádají o náhradu za cestu, zacházelo stejně a spravedlivě.
Hlavní zásady cestování Wikimedie pro poskytovatele služeb:
- Wikimedia doporučuje svým poskytovatelům služeb, aby využívali prostředky Wikimedie zodpovědně. Pokud je vyžadováno cestování, Wikimedia doporučuje poskytovatelům služeb, aby cestovali hospodárným a udržitelným způsobem.
- Očekává se, že poskytovatelé služeb Wikimedie zahrnou do svých MSA SOW cestovní a související výdaje.
- Pokud dojde k neočekávané cestě nezbytné pro dodání smluvních služeb, musí poskytovatel služeb získat písemný předběžný souhlas s touto cestou od svého kontaktního partnera WMF. Poskytovatelům služeb mohou být proplaceny skutečné legitimní, přiměřené a nezbytné cestovní výdaje vzniklé během podnikání s Wikimedií na základě stanovených příspěvků, jak je stanoveno v těchto pokynech a MSA.
II. Rozsah
Tyto pokyny se vztahují na všechny cestovní a související obchodní výdaje poskytovatelů služeb vzniklé při cestování za účelem splnění jejich SOW s Wikimedií.
III. Návod
Účelem těchto pokynů je pomoci poskytovatelům služeb Wikimedie s jejich cestovními plány stanovením zásad a požadavků na úhrady související s cestováním.
Wikimedia je pověřena zodpovědnou správou zdrojů pro hnutí Wikimedia.
Jak je uvedeno výše, poskytovatelé služeb by měli zahrnout očekávané cestování do svých smluvních poplatků a SOW. Pokud dojde k neočekávané cestě v souvislosti s Wikimedia SOW, poskytovatel služeb by měl získat písemný předběžný souhlas od primární kontaktní osoby WMF, aby mohly být proplaceny přiměřené a nezbytné cestovní výdaje vzniklé při dodání SOW.
V důsledku toho Wikimedia doporučuje, aby si poskytovatelé služeb, aby získali náhradu za své přiměřené a nezbytné cestovní výdaje, byli vědomi:
- K úhradě výdajů je třeba poskytnout řádnou dokumentaci.
- Wikimedia navrhuje, aby byly při rezervaci vyhledány nejnižší dostupné ceny letenek.
- Wikimedia navrhuje, že standardem pro železniční dopravu je ekonomická třída.
- Poskytovatelům služeb budou uhrazeny skutečné a přiměřené výdaje v souladu s MSA.
- Výdaje související s cestováním by měly přímo souviset se službami poskytovanými Wikimedií v rámci MSA a měly by být schváleny jako legitimní, nezbytné a přiměřené Wikimedii, aby mohly být proplaceny.
- Podle MSA potřebuje poskytovatel služeb písemné předběžné schválení kontaktní osobou WMF pro výkazy výdajů. Položky, které nelze proplatit, by měly být upozorněny poskytovatele služeb před předložením k proplacení.
- Poskytovatelé služeb musí Wikimedii předložit zprávy o cestovních výdajích se všemi požadovanými informacemi do 30 dnů od vzniku výdajů, pokud jejich kontaktní osoba WMF neschválí delší zpoždění. Kdykoli je to možné, budou žádosti o proplacení zahrnuty do faktur za platbu předložených poskytovatelem služeb v souladu s platebními podmínkami.
- Při fakturaci za účelem úhrady by měl poskytovatel služeb rozepsat schválené cestovní výdaje kromě poskytnuté služby/zboží a předložit je podle požadavků v MSA a SOW.
- Přestože jsou tyto pokyny zamýšleny jako komplexní, není možné předvídat každou situaci, které může poskytovatel služeb čelit. Wikimedia očekává, že výdaje související s cestováním budou legitimní, přiměřené a nezbytné, a od poskytovatele služeb se očekává, že bude tyto pokyny uplatňovat obezřetně. Jakékoli legitimní, přiměřené a nezbytné cestovní výdaje související s podnikáním, které nejsou pokryty těmito pokyny, by měly být předem navrženy a schváleny kontaktní osobou WMF.
- Wikimedia může odmítnout náhradu výdajů, které nejsou legitimní, přiměřené a nezbytné podle těchto pokynů.
IV. Definice
Poskytovatel služeb – poskytovatel služeb, prodejce nebo konzultant, který souhlasil s Wikimedia MSA a SOW.
Kontakt WMF – pracovník Wikimedie, který zkontroluje a získá schválení výdajů na služební cesty předtím, než je poskytovatel služeb předloží k proplacení platby.
V. Historie verzí dokumentu
| Verze | Datum | Autor | Změna popisu |
| 1.1 | 2023-01-26 | Právní | Návrh speciálně pro poskytovatele služeb z Travel Policy |