Resolution:Revised Audit Committee Charter/de

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Überarbeitete Satzung des Auditkomitees

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Bei dieser Abstimmung wurde eine überarbeitete Satzung für das Auditkomitee, ein ständiges Komitee des Kuratoriums, angenommen. Sie wurde am 26. Oktober 2012 mit 9:0 Stimmen vor Ort angenommen.

BESCHLOSSEN, dass das Kuratorium der Wikimedia Foundation hiermit die überarbeitete und geänderte Satzung des Auditkomitees annimmt, wie hier dargelegt. Diese Satzung verdeutlicht die Rolle und Struktur des Auditkomitees.

Zweck des Auditkomitees

Der Zweck des Auditkomitees (das "Komitee") besteht darin, das Kuratorium ("Kuratorium") bei der allgemeinen Überwachung der Buchhaltungs- und Finanzberichterstattungsprozesse der Foundation, der Prüfung der Jahresabschlüsse sowie der internen Kontroll- und Prüfungsfunktionen zu unterstützen.

Das Komitee überwacht die Beziehung zum unabhängigen Wirtschaftsprüfer, wie in dieser Satzung dargelegt, und erteilt der Geschäftsführung und den Wirtschaftsprüfern auf der Grundlage der erhaltenen Informationen, der Gespräche mit dem Wirtschaftsprüfer und der Erfahrung der Mitglieder des Komitees in geschäftlichen, finanziellen und buchhalterischen Angelegenheiten Ratschläge, Unterstützung und allgemeine Anweisungen, wie er dies für angemessen hält.

Mitgliedschaft und Auswahl

Ordentliche Mitglieder

Das Kuratorium ernennt mindestens zwei Mitglieder des Kuratoriums zu Mitgliedern des Komitees (die "ordentlichen Mitglieder des Komitees"). Das Kuratorium kann außerdem ein oder mehrere zusätzliche Mitglieder des Kuratoriums zu stellvertretenden Mitgliedern des Komitees ernennen, die als Ersatz für abwesende ordentliche Mitglieder des Komitees fungieren. Das Kuratorium ernennt ein Mitglied des Kuratoriums zum Vorsitzenden des Komitees. Das Kuratorium ernennt als ordentliches Mitglied des Komitees mindestens ein Mitglied des Kuratoriums, das sowohl unabhängig als auch finanziell versiert ist. Die Ernennungen in das Komitee erfolgen für eine Amtszeit von einem Jahr, sie verlängern sich jedoch automatisch um weitere einjährige Amtszeiten, sofern sie nicht von der Mehrheit des Kuratoriums ersetzt oder abberufen werden.

Freiwillige und beratende Mitglieder

Der Vorsitzende des Komitees kann jährlich freiwillige beratende Mitglieder für das Komitee auswählen, die auf der Grundlage ihrer Qualifikationen und Fachkenntnisse nach seinem eigenem Ermessen ausgewählt werden. Alle freiwilligen beratenden Mitglieder müssen dieselben Offenlegungs- und Zertifizierungsanforderungen erfüllen, die das Kuratorium gemäß der Richtlinie der Foundation zu Interessenkonflikten verlangt.

Mitarbeiter der Foundation

Der Vorsitzende des Komitees kann bei Bedarf Mitarbeiter der Foundation zur Teilnahme an den Sitzungen einladen, darunter insbesondere den Finanzdirektor ("CFO") und den Geschäftsführer. Die anwesenden Mitarbeiter dürfen keine stimmberechtigten Mitglieder des Komitees sein.

Verantwortlichkeiten

Das Komitee:

1. Ist direkt verantwortlich für die Ernennung, Ersetzung, Aushandlung von Vergütungsbedingungen und Überwachung der Arbeit des unabhängigen Wirtschaftsprüfers. Der unabhängige Wirtschaftsprüfer berichtet direkt an das Komitee.
2. Überprüft und bespricht die Erklärung des unabhängigen Wirtschaftsprüfers zu etwaigen Beziehungen zwischen dem Wirtschaftsprüfer und der Foundation oder zu sonstigen Beziehungen, die die Unabhängigkeit des Wirtschaftsprüfers beeinträchtigen könnten, und beurteilt auf Grundlage dieser Prüfung die Unabhängigkeit des Wirtschaftsprüfers.
3. Legt Richtlinien und Verfahren für die Prüfung und Vorabgenehmigung aller vom unabhängigen Wirtschaftsprüfer zu erbringenden Prüfungsleistungen und zulässigen Nichtprüfungsleistungen (einschließlich der Gebühren und Bedingungen) fest.
4. Überprüft und bespricht mit dem unabhängigen Wirtschaftsprüfer: (a) dessen Prüfungspläne und Prüfungsverfahren, einschließlich Umfang, Gebühren und Zeitpunkt der Prüfung; und (b) die Ergebnisse der jährlichen Prüfung und der dazugehörigen Management-Berichte.
5. Überprüft und bespricht Berichte der unabhängigen Wirtschaftsprüfer über (a) alle verwendeten kritischen Rechnungslegungsgrundsätze und -praktiken, (b) alternative Rechnungslegungsmethoden innerhalb der GAAP in Bezug auf wesentliche Posten, die mit der Geschäftsleitung besprochen wurden, einschließlich der Auswirkungen der Verwendung der alternativen Methoden und der vom unabhängigen Wirtschaftsprüfer bevorzugten Methode, und (c) andere wesentliche schriftliche Kommunikation zwischen dem unabhängigen Wirtschaftsprüfer und der Geschäftsleitung.
6. Überprüft mit dem unabhängigen Wirtschaftsprüfer dessen Urteile hinsichtlich der Qualität, nicht nur der Akzeptanz, der Rechnungslegungsgrundsätze der Foundation und solcher Angelegenheiten, die gemäß allgemein anerkannten Prüfungsstandards mit dem Komitee besprochen werden müssen.
7. Überprüft und bespricht mit der Geschäftsleitung und dem unabhängigen Wirtschaftsprüfer verschiedene Themen und Ereignisse, die erhebliche finanzielle Auswirkungen auf die Foundation haben können oder die Gegenstand von Diskussionen zwischen der Geschäftsleitung und den unabhängigen Wirtschaftsprüfern sind.
8. Überprüft und bespricht mit der Geschäftsleitung die wichtigsten finanziellen Risikopositionen der Foundation und die Schritte, die die Geschäftsleitung unternommen hat, um diese Positionen zu überwachen und zu kontrollieren.
9. Legt Richtlinien und Verfahren fest, die vollständige Transparenz hinsichtlich der Verwendung aller unter dem Namen Wikimedia oder auf ihren Websites gesammelten Spendengelder gewährleisten, einschließlich der von der Foundation, den Chaptern und anderen Partnerorganisationen gesammelten Gelder.
10. Überprüft die Informationen, die auf dem Jahresformular 990 der Foundation an die Steuerbehörde gemeldet werden müssen.
11. Überprüft und bespricht mit der Geschäftsführung und dem unabhängigen Wirtschaftsprüfer (a) die Angemessenheit und Wirksamkeit der internen Kontrollen der Foundation (einschließlich aller wesentlichen Mängel und wesentlichen Änderungen der internen Kontrollen, die dem Komitee vom unabhängigen Wirtschaftsprüfer oder der Geschäftsführung gemeldet werden; (b) die internen Prüfungsverfahren der Foundation; und (c) die Angemessenheit und Wirksamkeit der Offenlegungskontrollen und -verfahren der Foundation sowie die diesbezüglichen Berichte der Geschäftsführung.
12. Überprüft Angelegenheiten im Zusammenhang mit den Corporate-Compliance-Aktivitäten der Foundation.
13. Stellt sicher, dass Verfahren für den Empfang, die Aufnahme und die Bearbeitung von Beschwerden bestehen, die die Foundation bezüglich fragwürdiger Buchführung, interner Buchführungskontrollen oder Prüfungsangelegenheiten erhält; und für die vertrauliche Einreichung von Bedenken von Mitarbeitern bezüglich Verschwendung, Betrug, Missbrauch und anderen Fehlverhaltens.
14. Legt Richtlinien für die Einstellung von Mitarbeitern und ehemaligen Mitarbeitern des unabhängigen Wirtschaftsprüfers fest.
15. Legt einen Bericht über die Aktivitäten des Komitees zur Aufnahme in die Protokolle des Kuratoriums vor.
16. Beauftragt bei Bedarf ein oder mehrere seiner Mitglieder mit der Wahrnehmung bestimmter Aufgaben in seinem Namen, vorbehaltlich der vom Komitee angeordneten Berichterstattung oder Ratifizierung durch dieses.

Verfahren und Prozesse

Sitzungen

Das Komitee tritt mindestens zweimal pro Jahr zusammen, und ansonsten nach Ermessen des Vorsitzenden des Komitees. Der Vorsitzende des Komitees kann eine Sitzung einberufen und die anderen erforderlichen Teilnehmer zwei Tage im Voraus per E-Mail benachrichtigen. Die erforderlichen Teilnehmer sind die ordentlichen Mitglieder des Komitees. Die stellvertretenden Mitglieder des Komitees (sofern vorhanden), der CFO und der Geschäftsführer sowie freiwillige Mitglieder sind keine erforderlichen Teilnehmer. Ein Quorum ist ein Drittel der ordentlichen Mitglieder des Komitees. Eine Sitzung kann vor Ort oder per Telefon oder Videokonferenz stattfinden, solange alle Teilnehmer einander gleichzeitig hören können. Der Vorsitzende des Komitees kann jederzeit eine Exekutivsitzung einberufen. Eine Exekutivsitzung besteht nur aus den ordentlichen Mitgliedern des Komitees, die ordentlichen Mitglieder des Komitees können jedoch nach eigenem Ermessen weitere Personen in die Exekutivsitzung einbeziehen.

Berichte

Bei jeder regulären Sitzung des Kuratoriums berichtet der Vorsitzende des Komitees dem gesamten Kuratorium über die Aktivitäten des Komitees seit der letzten regulären Sitzung des Kuratoriums.

Evaluation

Das Komitee führt jährlich eine Selbstbewertung durch. Die Ergebnisse werden dem gesamten Kuratorium vorgelegt und enthalten etwaige Änderungsempfehlungen für die Aktivitäten oder die Satzung des Komitees.

Unabhängige Wirtschaftsprüfer und Geschäftsführung

Das Komitee ist befugt, unabhängige Rechts-, Wirtschaftsprüfungs- und andere Berater hinzuzuziehen, wenn es dies zur Erfüllung seiner Aufgaben für notwendig erachtet. Das Komitee ist allein befugt, die damit verbundenen Gebühren und Aufbewahrungsfristen zu genehmigen.

Der Vorsitzende des Komitees und der Vorsitzende des Kuratoriums müssen vom unabhängigen Wirtschaftsprüfer direkt kontaktiert werden, (1) um sensible Punkte zu prüfen, die die Genauigkeit der Finanzberichterstattung beeinträchtigen können, oder (2) um wichtige Fragen im Zusammenhang mit der Gesamtverantwortung des Kuratoriums zu erörtern, die der Geschäftsleitung mitgeteilt wurden, bei denen nach deren Einschätzung jedoch eine Weiterbehandlung durch das Komitee erforderlich sein könnte.

Das unabhängige Wirtschaftsprüfungsunternehmen der Foundation ist dafür verantwortlich, den Abschluss entsprechend den allgemein anerkannten Prüfungsstandards unabhängig zu prüfen und hierzu ein Prüfungsurteil abzugeben.

Die Geschäftsführung ist verantwortlich für (a) die Erstellung, Präsentation und Integrität der Finanzberichte der Foundation, (b) die Grundsätze der Buchführung und Finanzberichterstattung; und (c) die internen Kontrollen und Verfahren der Foundation, die die Einhaltung der Buchführungsstandards und der geltenden Gesetze und Vorschriften fördern sollen.

Stimmen

• Genehmigung: Ting Chen, Bishakha Datta, Matt Halprin, Samuel Klein, Patricio Lorente, Jan-Bart de Vreede, Kat Walsh, Stu West, Alice Wiegand
• Nicht anwesend: Jimmy Wales