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Standards für Komitees

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Bei dieser Abstimmung wurden die empfohlenen Standards für Wikimedia-Komitees einstimmig genehmigt. Sie wurde am 30. März 2012 angenommen.

Beschlossen, dass das Kuratorium die folgenden Standards für Komitees genehmigt, die die Standards und Praktiken darlegen, die das Kuratorium allen Wikimedia-Komitees als Ziel empfiehlt. Das Kuratorium dankt dem Führungskomitee des Kuratoriums für seine Hilfe bei der Ausarbeitung dieser Standards.

Empfohlene Standards für Komitees

Satzung

Komitees sollten eine klare Satzung haben, die ihr Mandat, ihre Rolle und ihre Verantwortung umreißt. Welche Befugnisse hat es? Welche nicht? Wie ist seine Zusammensetzung und wie die Beschlussfähigkeit?

Zusammensetzung

• Komitees sollten mit Personen besetzt sein, die über die erforderlichen Fähigkeiten, Erfahrungen und Fachkenntnisse verfügen, um das Mandat des Komitees zu erfüllen.
• Komitees sollten mit ausreichender Vielfalt besetzt sein, um sicherzustellen, dass sie die wichtigen unterschiedlichen Stimmen ihrer Interessenvertreter angemessen repräsentieren, nicht um Sonderinteressen zu vertreten, sondern um unterschiedliche Perspektiven darzustellen.
• Mitglieder von Komitees müssen in der Lage sein, die notwendige Zeit für die Ausübung ihrer Aufgaben aufzubringen.
• Komitees sollten aus Abstimmungsgründen eine ungerade Anzahl von Mitgliedern haben (Hinweis: Das aktuelle Kuratorium der Wikimedia Foundation hat eine gerade Anzahl, was nicht ideal ist. Andererseits haben unsere drei Komitees des Kuratoriums alle drei Mitglieder.)
• Komitees sollten Amtszeitbeschränkungen festlegen – die eine gute Praxis der Rotation von Mitgliedern des Komitees mit dem Bedarf an Komiteestabilität und institutionellem Wissen in Einklang bringen.

Arbeitsdynamik

• Mitglieder von Komitees müssen in der Lage sein, effektiv zusammenzuarbeiten und Konflikte konstruktiv zu lösen.
• Mitglieder von Komitees sollten danach streben, einen Konsens zu erzielen, der sowohl auf faktenbasierten Argumenten als auch auf der Bereitschaft beruht, seine Meinung zu ändern, nachdem man sich die Ansichten aller angehört hat.
• Komitees sollten mit Personen besetzt sein, die sich für den Aufbau konstruktiver, vertrauensvoller Arbeitsbeziehungen mit den anderen Komiteemitgliedern einsetzen.
• Mitglieder sollten gut vorbereitet an Sitzungen teilnehmen und sich aktiv an den Sitzungen beteiligen.
• Mitglieder sollten verstehen, dass ihre Pflicht dem Komitee und nicht einer bestimmten Interessengruppe oder Einzelperson gegenüber besteht.

Praktiken und Verfahren

• Komitees sollten entscheiden, wie sie mit der Entscheidungsfindung umgehen: Während Konsenssuche ideal ist, müssen Komitees ausdrücklich entscheiden, wie abgestimmt wird, wenn kein endgültiger Konsens erreicht werden kann, um unangemessene Verzögerungen und damit verbundene mangelnde Fortschritte zu vermeiden. Können sich Mitglieder aus anderen Gründen als Konflikten enthalten? Was ist mit Abwesenheit? Wie lange kann die Diskussion fortgesetzt werden, bis eine endgültige Abstimmung angesetzt wird und wie lange haben die Mitglieder Zeit, abzustimmen?
• Das Komitee sollte ausdrücklich diskutieren und entscheiden, wie es intern kommunizieren möchte: Über Mailinglisten? IRC-Chats? Sollen regelmäßige Treffen vor Ort, IRC- oder Skype-Treffen geplant werden? Wie?
• Agenden für jedes Treffen sollten mindestens 2 Wochen vor dem Treffen erstellt werden.
• Agenden sollten ausreichend Zeit bieten, um jeden Punkt zu diskutieren, zu debattieren und zu guten Schlussfolgerungen zu gelangen.
• Die Vorabinformationen sollten mindestens 1 Woche vor dem Treffen verteilt werden. Die Komiteemitglieder müssen sich verpflichten, diese Materialien vor jedem Treffen zu lesen.
• Eine Person, normalerweise der Vorsitzende des Kuratoriums, sollte sicherstellen, dass die Treffen der Tagesordnung und den zeitlichen Vorgaben entspricht, und getroffene Entscheidungen und Folgepunkte nachverfolgen.
• Besprechungstermine für Treffen vor Ort sollten 9 bis 12 Monate im Voraus geplant werden, damit sich jedes Mitglied zur Teilnahme an den Treffen verpflichten kann.
• Besprechungstermine sollten häufig genug sein, um dem Mandat und den Mitgliedern gerecht zu werden.
• Die Folgekommunikation sollte die behandelten Themen, getroffenen Entscheidungen und nächsten Schritte umfassen – und allen Interessenvertretern mitgeteilt werden. Dies sollte im Protokoll festgehalten werden.
• Bei jedem nachfolgenden Treffen sollten die vereinbarten Maßnahmen des vorherigen Treffens mit dem verglichen werden, was tatsächlich erreicht wurde.

Vorsitzender des Komitees

• Der Vorsitzende sollte in der Lage sein, bewährte Praktiken und Verfahren zu befolgen und eine gute Arbeitsdynamik zu fördern (und sicherzustellen).
• Der Vorsitzende sollte von den Mitgliedern des Komitees respektiert werden und weiterhin daran arbeiten, sich deren Respekt zu verdienen.
• Der Vorsitzende ist letztendlich dafür verantwortlich, dass das Komitee sein Mandat erfüllt.
• Der Vorsitzende ist dafür verantwortlich, Konflikte zu lösen, die von den Mitgliedern des Komitees nicht allein gelöst werden können.
• Komitees können entscheiden, ob auch ein stellvertretender Vorsitzender erforderlich ist, um Kontinuität in Abwesenheit des Vorsitzenden, auf Reisen oder bei zu hoher Arbeitsbelastung zu gewährleisten.

Leistungsbewertung

• Komitees sollten jährliche Ziele für ihre Leistung und gegebenenfalls projektbezogene Ziele mit klaren Zeitvorgaben festlegen. Auch individuelle Ziele sollten festgelegt werden.
• Komitees sollten jährlich anhand der von ihnen festgelegten Ziele bewertet werden.
• Komitees sollten ihre Strukturen regelmäßig bewerten, um sicherzustellen, dass sie für die Erfüllung ihrer Mandate gut geeignet sind.
• Einzelpersonen sollten jährlich anhand ihrer Leistung im Hinblick auf die gesetzten Ziele sowie ihrer Interaktion mit den anderen Mitgliedern des Komitees bewertet werden. Hier ist ein Beispiel für die Bewertungskriterien des Kuratoriums der Wikimedia Foundation: File:2010 Trustee Assessment Questionnaire.pdf.

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Genehmigung

Phoebe Ayers, Ting Chen, Bishakha Datta, Matt Halprin, Samuel Klein, Arne Klempert, Jan-Bart de Vreede, Jimmy Wales, Kat Walsh, Stu West