Policy:Verfahren für Einkäufe und Auszahlungen

Beachte, dass dieses Dokument zwei Abschnitte enthält, die sehr ähnlich aussehen. Der erste Abschnitt enthält Grundlagen zu Einkaufsrichtlinien und -prozessen. Der zweite Abschnitt wiederholt den Inhalt des ersten Abschnitts, enthält jedoch zusätzliche Informationen, die für Vorgesetzte und/oder Budgeteigentümer relevant sind.

Einkaufs-Werte/-Philosophie der Wikimedia-Stiftung

Bei der Wikimedia-Stiftung streben wir nach einem ausgewogenen Verhältnis zwischen angemessenen Schutzmaßnahmen und Kontrollen in Bezug auf Vermögenswerte und Ausgaben sowie unangemessener Bürokratie. Wir gehen davon aus, dass das Personal professionell ist, die besten Absichten hat und nicht die Absicht hat, Gelder der Stiftung (im Wesentlichen Beiträge von Spendern) leichtfertig auszugeben.

Unser Ziel ist es, einen Rahmen für Einkäufe zu schaffen, der den Mitarbeitern ein gewisses Maß an Autonomie ermöglicht. Im Gegenzug bitten wir dich um deine Mitarbeit bei der Einhaltung der von uns festgelegten Verfahren. Wir bitten die Mitarbeiter, bei Käufen mit Geldern der Stiftung gutes Urteilsvermögen an den Tag zu legen. Wir möchten, dass die Mitarbeiter Einkäufe tätigen können, die ihnen bei ihrer Arbeit helfen, und dass sie sich bei ihrer Arbeit unterstützt fühlen. Gleichzeitig müssen wir angemessene Standards einhalten. Unsere Ausgabenschwelle ist nicht die gleiche wie bei anderen Top-Ten-Webseiten oder im Silicon Valley im Allgemeinen. Im Zweifelsfall sollte man mehr Sparsamkeit an den Tag legen und nicht weniger.

Wie man einen Einkauf tätigt

Es gibt drei Hauptmethoden (je nach Genehmigungsstufe - siehe Genehmigungsstufen unten):

1. Bestellung über das Team Verwaltungsdienste - Leiter der Büroverwaltung/Büroassistent/IT-Manager oder Mitarbeiter des Verwaltungssupports in deiner Abteilung - (viele Einkäufe können auf diese Weise getätigt werden; Beispiele hierfür sind: bürobezogene Einkäufe, Telefone, Mobiltelefone, Mi-fi, technische Ausrüstung, Schreibtische, Stühle, allgemeine Büromaterialien sowie reisebezogene Einkäufe — wie Konferenzteilnahme, Flugkosten, Hotels, etc. - siehe unten für zusätzliche Verfahren im Zusammenhang mit Reisen). Wenn du dir bei einem Einkauf nicht sicher bist, wo du anfangen sollst, wende dich zunächst an das Team Verwaltungsdienste.
2. Bestellung direkt bei einem bestehenden Lieferanten der Wikimedia-Stiftung.
3. Bezahlung aus persönlichen Mitteln und Beantragung der Erstattung über eine Ausgabenabrechnung (dies sollte der letzte Ausweg sein).

Wenn du nicht über ein eigenes Budget verfügst, musst du die schriftliche Genehmigung des Budgeteigentümers einholen, bevor Kosten für dessen Budget entstehen. Es liegt an jeder Abteilung, die Logistik der Ausgaben innerhalb der Abteilung zu bestimmen. Rechnungen und Ausgabenabrechnungen müssen jedoch letztendlich von den Budgeteigentümern genehmigt werden und werden ohne entsprechende Genehmigungen nicht bezahlt.

Reise

Reisen unterliegen in den meisten Fällen einer Vorabgenehmigung, unabhängig von der jeweiligen Genehmigungsschwelle (siehe Reise-Richtlinie und Reisegenehmigungs-Richtlinie).

Fülle bitte ein Reiseantragsformular aus, um eine Vorabgenehmigung zu erhalten, und erstelle dann über Egencia einen Reiseplanentwurf. (Zugang/Schulung für Egencia erhältst du durch das Team Verwaltungsdienste.) Die Reise wird vom Team Verwaltungsdienste abgeschlossen, sofern es die entsprechende Vorabgenehmigung erhalten hat.

Beachte, dass in der Reisegenehmigungs-Eichtlinie festgelegt ist, dass der Geschäftsführer die Reise im Voraus schriftlich genehmigen muss; Der Geschäftsführer hat diese Genehmigung an Führungskräfte delegiert, die die schriftliche Genehmigung für Mitarbeiterreisen in ihren Abteilungen ausstellen können und sollen. Führungskräfte müssen für ihre eigene Reise eine schriftliche Vorabgenehmigung vom ED oder DD einholen.

Verträge

Einkäufe, die Verträge beinhalten, müssen einer Vertragsprüfung unterzogen werden; Bitte nimm dir für diesen Vorgang Zeit. Ein Vertragsüberprüfungsformular sollte vom Antragsteller und dem Vorgesetzten ausgefüllt und unterzeichnet werden. Es sollte dann an den CFOO weitergeleitet werden. Sobald der CFOO es überprüft hat, wird der CFOO entscheiden, ob eine rechtliche Überprüfung erforderlich ist, und wenn ja, wird es es weiterleiten. Schließlich muss der eigentliche Vertrag (mit dem Vertragsüberprüfungsformular) an den Vorgesetzten oder den ED zur Unterzeichnung entsprechend ihrer Genehmigungsstufe weitergeleitet werden. Sobald der Vertrag von allen Parteien unterzeichnet wurde, muss eine Kopie an die Buchhaltung weitergeleitet werden. (Hinweis: Wenn du erwägst, einen unabhängigen Auftragnehmer einzustellen, wende dich an die Personalabteilung.)

Mahlzeiten

Bitte beachte zusätzlich zu den Richtlinien zu Mahlzeiten während Reisen, dass Kollegen nicht berechtigt sind, Mahlzeiten untereinander zu genehmigen. Beispielsweise kann der Leiter einer Abteilung nicht einen Leiter einer anderen Abteilung zum Mittagessen einladen und die Rechnung abrechnen. Wenn dafür ein legitimer Arbeitsgrund vorliegt, muss zuvor die schriftliche Genehmigung des Vorgesetzten der Person eingeholt werden, die die Kosten für das Mittagessen übernimmt.

Genehmigungen und Genehmigungsstufen

Die Genehmigungsstufen sind:

• Nicht-Budgeteigentümer - Käufe jeglicher Höhe müssen vom Budgeteigentümer genehmigt werden
• Budgeteigentümer - 1.000 US-$
• Führungskräfte - 10.000 US-$
• ED oder DD müssen Ausgaben über 10.000 US-$ vorab genehmigen.

Budgeteigentümer müssen Rechnungen, die ihrer Abteilung in Rechnung gestellt werden, durch eine direkte Unterschrift auf der Rechnung oder eine E-Mail mit der Genehmigung des Kaufs abzeichnen. Darüber hinaus sollte die Person, die den Kauf getätigt hat, die Rechnung unterzeichnen, um den Erhalt zu bestätigen.

Wenn der Kaufbetrag höher ist als das Limit des Budgeteigentümers (normalerweise 1.000 US-$), muss die Führungskraft der Abteilung dies genehmigen, und wenn der Betrag über 10.000 US-$ liegt, muss der Kauf von der Führungskraft vorab per E-Mail genehmigt werden, wobei der Chef (ED oder DD) eine Kopie an den CFOO senden muss.

Ausgabenabrechnungen müssen vom Vorgesetzten und vom Budgeteigentümer überprüft und unterzeichnet werden, wenn sie nicht identisch sind. Wenn die Gesamtsumme mehr als 1.000 US-$ beträgt, muss der Bericht auch vom Vorgesetzten der Abteilung unterzeichnet werden. Ausgabenabrechnungen, Ausgabencodes und Anweisungen zum Ausfüllen dieser findest du im Finanzbereich des Office Wikis.

Einreichung von Rechnungen und Ausgabenabrechnungen

Ordnungsgemäß genehmigte Rechnungen und Ausgabenabrechnungen sollten bis Dienstag, 17.00 Uhr, bei der Buchhaltung eingereicht werden, damit sie am Freitag bezahlt werden können. Auf Rechnungen und Ausgabenabrechnungen sollten die Abteilungs- und Kontocodes deutlich vermerkt sein. Kontocodes findest du im Finanzbereich des Office Wikis. Rechnungen, die sich auf einen Vertrag beziehen oder über eine pauschale Vorabgenehmigung verfügen, sollten unterzeichnet werden, um den Erhalt der Waren/Dienstleistungen zu bestätigen. Sie müssen jedoch nicht von allen Genehmigern unterzeichnet werden, da sie die Vertragszusammenfassung und/oder den ursprünglichen Vertrag unterzeichnet haben.

Wenn du eine American-Express-Karte der Wikimedia-Stiftung erhalten hast, solltest du die Rechnung direkt bezahlen und eine Erstattung anhand einer Ausgabenabrechnung beantragen.

Verfahren der Wikimedia-Stiftung für Einkäufe und Auszahlungen und Prozess für Budgeteigentümer und/oder Vorgesetzte

Einkaufs-Werte/-Philosophie der Wikimedia-Stiftung

Bei der Wikimedia-Stiftung streben wir nach einem ausgewogenen Verhältnis zwischen angemessenen Schutzmaßnahmen und Kontrollen in Bezug auf Vermögenswerte und Ausgaben sowie unangemessener Bürokratie. Wir gehen davon aus, dass das Personal professionell ist, die besten Absichten hat und nicht die Absicht hat, Gelder der Stiftung (im Wesentlichen Beiträge von Spendern) leichtfertig auszugeben.

Unser Ziel ist es, einen Rahmen für Einkäufe zu schaffen, der den Mitarbeitern ein gewisses Maß an Autonomie ermöglicht. Im Gegenzug bitten wir dich um deine Mitarbeit bei der Einhaltung der von uns festgelegten Verfahren. Wir bitten die Mitarbeiter, bei Käufen mit Geldern der Stiftung gutes Urteilsvermögen an den Tag zu legen. Wir möchten, dass die Mitarbeiter Einkäufe tätigen können, die ihnen bei ihrer Arbeit helfen, und dass sie sich bei ihrer Arbeit unterstützt fühlen. Gleichzeitig müssen wir angemessene Standards einhalten. Unsere Ausgabenschwelle ist nicht die gleiche wie bei anderen Top-Ten-Webseiten oder im Silicon Valley im Allgemeinen. Im Zweifelsfall sollte man mehr Sparsamkeit an den Tag legen und nicht weniger.

Als Budgeteigentümer und/oder Vorgesetzter trägst du die zusätzliche Verantwortung, sicherzustellen, dass Ausgaben gemäß den Richtlinien getätigt werden, dass ordnungsgemäße Genehmigungen eingeholt werden, mit gutem Beispiel voranzugehen und die Richtlinie im Allgemeinen zu unterstützen.

Wie man einen Einkauf tätigt

Es gibt drei Hauptmethoden (je nach deiner Genehmigungsstufe - siehe Genehmigungsstufen unten):

1. Bestellung über das Team Verwaltungsdienste - Leiter der Büroverwaltung/Büroassistent/IT-Manager oder Mitarbeiter des Verwaltungssupports in deiner Abteilung - (viele Einkäufe können auf diese Weise getätigt werden; Beispiele hierfür sind: bürobezogene Einkäufe, Telefone, Mobiltelefone, Mi-fi, technische Ausrüstung, Schreibtische, Stühle, allgemeine Büromaterialien sowie reisebezogene Einkäufe (wie Konferenzteilnahme, Flugkosten, Hotels, etc. - siehe unten für zusätzliche Verfahren im Zusammenhang mit Reisen). Wenn du dir bei einem Einkauf nicht sicher bist, wo du anfangen sollst, wende dich zunächst an das Team Verwaltungsdienste.
2. Bestellung direkt bei einem bestehenden Lieferanten der Wikimedia-Stiftung.
3. Bezahlung aus persönlichen Mitteln und Beantragung der Erstattung über eine Ausgabenabrechnung (dies sollte der letzte Ausweg sein)

Ohne deine Zustimmung sollten keine Belastungen deines Budget erfolgen. Innerhalb deiner Budgetabteilungen kannst du entscheiden, wie Mitarbeiter, die nicht zum Budget gehören, Einkäufe tätigen sollen. Du kannst beispielsweise entscheiden, dass Käufe bis zu einer Höhe von 100 US-$ ohne deine Vorabgenehmigung getätigt werden dürfen, Rechnungen und Ausgabenabrechnungen jedoch letztendlich von den Budgeteigentümern unterzeichnet werden müssen und ohne entsprechende Genehmigungen nicht bezahlt werden.

Reise

Reisen unterliegen in den meisten Fällen einer Vorabgenehmigung, unabhängig von der jeweiligen Genehmigungsschwelle (siehe Reise-Richtlinie und Reisegenehmigungs-Richtlinie).

Fülle bitte ein Reiseantragsformular aus, um eine Vorabgenehmigung zu erhalten, und erstelle dann über Egencia einen Reiseplanentwurf. (Zugang/Schulung für Egencia erhältst du durch das Team Verwaltungsdienste.) Die Reise wird vom Team Verwaltungsdienste abgeschlossen, sofern es die entsprechende Vorabgenehmigung erhalten hat.

Beachte, dass in der Reisegenehmigungs-Eichtlinie festgelegt ist, dass der Geschäftsführer die Reise im Voraus schriftlich genehmigen muss; Der Geschäftsführer hat diese Genehmigung an Führungskräfte delegiert, die die schriftliche Genehmigung für Mitarbeiterreisen in ihren Abteilungen ausstellen können und sollen. Führungskräfte müssen für ihre eigene Reise eine schriftliche Vorabgenehmigung vom ED oder DD einholen.

Verträge

Einkäufe, die Verträge beinhalten, müssen einer Vertragsprüfung unterzogen werden; Bitte nimm dir für diesen Vorgang Zeit. Ein Vertragsüberprüfungsformular sollte vom Antragsteller und dem Vorgesetzten ausgefüllt und unterzeichnet werden. Es sollte dann an den CFOO weitergeleitet werden. Sobald der CFOO es überprüft hat, wird der CFOO entscheiden, ob eine rechtliche Überprüfung erforderlich ist, und wenn ja, wird es es weiterleiten. Schließlich muss der eigentliche Vertrag (mit dem Vertragsüberprüfungsformular) an den Vorgesetzten oder den ED zur Unterzeichnung entsprechend ihrer Genehmigungsstufe weitergeleitet werden. Sobald der Vertrag von allen Parteien unterzeichnet wurde, muss eine Kopie an die Buchhaltung weitergeleitet werden.

Mahlzeiten

Bitte beachte zusätzlich zu den Richtlinien zu Mahlzeiten während Reisen, dass Kollegen nicht berechtigt sind, Mahlzeiten untereinander zu genehmigen. Beispielsweise kann der Leiter einer Abteilung nicht einen Leiter einer anderen Abteilung zum Mittagessen einladen und die Rechnung abrechnen. Wenn dafür ein legitimer Arbeitsgrund vorliegt, muss zuvor die schriftliche Genehmigung des Vorgesetzten der Person eingeholt werden, die die Kosten für das Mittagessen übernimmt.

Genehmigungen und Genehmigungsstufen

Die Genehmigungsstufen sind:

• Nicht-Budgeteigentümer - Käufe jeglicher Höhe müssen vom Budgeteigentümer genehmigt werden
• Budgeteigentümer - 1.000 US-$
• Führungskräfte - 10.000 US-$
• ED oder DD müssen Ausgaben über 10.000 US-$ vorab genehmigen.

Budgeteigentümer müssen Rechnungen, die ihrer Abteilung in Rechnung gestellt werden, durch eine direkte Unterschrift auf der Rechnung oder eine E-Mail mit der Genehmigung des Kaufs abzeichnen. Darüber hinaus sollte die Person, die den Kauf getätigt hat, die Rechnung unterzeichnen, um den Erhalt zu bestätigen.

Wenn der Kaufbetrag höher ist als das Limit des Budgeteigentümers (normalerweise 1.000 US-$), muss die Führungskraft der Abteilung dies genehmigen, und wenn der Betrag über 10.000 US-$ liegt, muss der Kauf von der Führungskraft vorab per E-Mail genehmigt werden, wobei der Chef (ED oder DD) eine Kopie an den CFOO senden muss.

Ausgabenabrechnungen müssen vom Vorgesetzten überprüft und unterzeichnet werden. Wenn der Vorgesetzte nicht der Budgeteigentümer ist, muss auch der Budgeteigentümer unterschreiben. Wenn die Abrechnung die Genehmigungsgrenze des Budgeteigentümers überschreitet, muss sie auch vom Vorgesetzten der Abteilung unterzeichnet werden, aber im Allgemeinen sollten Ausgabenabrechnungen keine hohen Geldbeträge beinhalten.

Bei der Prüfung von Ausgabenabrechnungen liegt es in der Verantwortung des Prüfers, sicherzustellen, dass er zustimmt, dass die Ausgaben ordnungsgemäß von der Organisation erstattet werden können. Beispielsweise sollten die Reisedaten im Bericht mit den zuvor genehmigten Daten übereinstimmen. Wenn an den Mahlzeiten andere Personen als das Personal beteiligt sind, sollte vereinbart werden, dass ein triftiger geschäftlicher Grund für die Einbeziehung der anderen Person(en) vorliegt. Kosten sollten auf Angemessenheit überprüft werden; Wenn eine Ausgabe hoch erscheint (z. B. eine Mahlzeit für eine Person, die 100 US-$ kostet), sollte der Vorgesetzte weitere Einzelheiten vom Mitarbeiter einholen. Wenn der Vorgesetzte nicht damit einverstanden ist, dass der Organisation eine Ausgabe in Rechnung gestellt wird, kann und sollte er diese in der Abrechnung weglassen. Wenn du dir nicht sicher bist, kannst du dich an die Buchhaltung wenden, um zu erfahren, ob die Wikimedia-Stiftung in der Vergangenheit ähnliche Ausgaben erstattet hat.

Die Buchhaltungsabteilung überprüft die grundlegende Berechnung, überprüft die allgemeine Einhaltung der Richtlinien (d. h. die Wikimedia-Stiftung erstattet keine Kosten für Minibars) und prüft, ob die Wechselkurse korrekt sind.

Ausgabencodes und Anweisungen zum Ausfüllen dieser finden sich im Finanzbereich des Office Wikis.

Einreichung von Rechnungen und Ausgabenabrechnungen

Ordnungsgemäß genehmigte Rechnungen und Ausgabenabrechnungen sollten bis Dienstag, 17.00 Uhr, bei der Buchhaltung eingereicht werden, damit sie am Freitag bezahlt werden können. Auf Rechnungen und Ausgabenabrechnungen sollten die Abteilungs- und Kontocodes deutlich vermerkt sein. Kontocodes findest du im Finanzbereich des Office Wikis. Rechnungen, die sich auf einen Vertrag beziehen oder über eine pauschale Vorabgenehmigung verfügen, sollten unterzeichnet werden, um den Erhalt der Waren/Dienstleistungen zu bestätigen, müssen jedoch nicht von allen Genehmigern unterzeichnet werden, da sie die Vertragszusammenfassung und/oder den ursprünglichen Vertrag unterzeichnet haben.

Siehe auch

• Kostenerstattung