Policy:Leitfaden für Pflichtunterhaltung

Das Folgende ist der Leitfaden der Wikimedia-Stiftung für Pflichtunterhaltung. Bitte beachte die Richtlinie zum Kauf- und Auszahlungsprozess für eine Anleitung zur Einreichung von Kostenabrechnungen und zum Genehmigungsprozess. Bitte beachte die Reiserichtlinie für Hinweise zu Ausgaben, die speziell mit der Reise zusammenhängen.

Definition von Pflichtunterhaltung

Der Begriff "Pflichtunterhaltung" bezieht sich auf Ausgaben für Speisen, Getränke und allgemeine Unterhaltung oder Dankeschöns. Dazu gehören zum Beispiel Kosten im Zusammenhang mit Eintrittskarten, Taxifahrten zu Veranstaltungen, Dankesblumen oder -geschenken, Eintrittsgeldern, etc. Typische Beispiele für Pflichtunterhaltung können Blumen sein, die an einen Spender geschickt werden, Mittagessen mit einem Stellenbewerber oder die Teilnahme an einer Netzwerk-Veranstaltung. Sie ist nicht als leichtfertige oder sinnlose Ausgabe gedacht: Sie muss immer zur Verfolgung der Ziele und besten Interessen der Stiftung verwendet werden.

Pflichtunterhaltung umfasst keine Speisen und Getränke, die im Rahmen des normalen Arbeitsbetriebs bereitgestellt werden, beispielsweise Catering oder Snacks als Mittagessen, das im Rahmen von Besprechungen im Büro angeboten wird. Sie beinhaltet auch keine Mahlzeiten für Mitarbeiter, die längere Arbeitszeiten haben, an Schulungs- oder Personalentwicklungssitzungen teilnehmen, etc. Diese Ausgaben werden als Sitzungskosten klassifiziert.

Pflichtunterhaltung beinhaltet auch keine normalen Reisekosten für Einzelpersonen. Zum Beispiel würde eine Person, die in einem Restaurant isst, während sie geschäftlich für die Stiftung unterwegs ist, diese Ausgaben als Reisekosten und nicht als Pflichtunterhaltung bearbeiten und einstufen.

Beispiele für zulässige Pflichtunterhaltung:

• Ein Mitglied des Kuratoriums lädt einen Großspender zum Abendessen ein.
• Der Geschäftsführer schickt Blumen an einen Großspender.
• Der CFOO nimmt einen direkt unterstellten Mitarbeiter zum Mittagessen mit, um die Leistung zu überprüfen.

Grundsatzerklärung

Im Allgemeinen besteht der Zweck der Ausgaben für Pflichtunterhaltung darin, den allgemeinen Ruf der Wikimedia-Stiftung bei Spendern und anderen Interessengruppen zu verbessern und das Engagement und die Entwicklung von Mitarbeitern und Freiwilligen zu verbessern.

Die Wikimedia-Stiftung finanziert sich größtenteils aus Spenden der Allgemeinheit. Daher müssen alle Kosten für Pflichtunterhaltung angemessen sein und einer öffentlichen Prüfung standhalten können. Im Allgemeinen verlangt die Wikimedia Foundation von ihren Vertretern, dass sie gutes Urteilsvermögen walten lassen, wenn ihnen Kosten für Pflichtunterhaltung entstehen. Wenn Zweifel daran bestehen, ob eine bestimmte Ausgabe ratsam ist, bitten wir die Vertreter der Stiftung, sich im Voraus mit dem Geschäftsführer oder dem CFOO zu beraten.

Im Allgemeinen wird davon abgeraten, Mittel der Stiftung für Pflichtunterhaltung zu verwenden, wobei folgende Ausnahmen bestehen:

• Ausgaben, die direkt mit der Spendensammlung verbunden sind (z. B. Gewinnung oder Erhaltung von Spendern und potenziellen Spendern). Diese können nur von Mitgliedern des Kuratoriums, dem Geschäftsführer, dem stellvertretenden Direktor oder Mitarbeitern aus dem Bereich Spendensammlung getragen werden. Alle anderen Kosten für Pflichtunterhaltung im Zusammenhang mit der Spendensammlung müssen im Voraus vom ED, DD oder Mitarbeitern aus dem Bereich Spendensammlung genehmigt werden.
• Geringe Ausgaben, die direkt mit der Personalentwicklung verbunden sind (z. B. ein jährliches oder halbjährliches Mittagessen mit einem direkt unterstellten Mitarbeiter oder Praktikanten). Diese dürfen nur beim Vorgesetzten der Person anfallen, nicht bei einem Kollegen.
• Geringe Ausgaben, die direkt mit dem Engagement der Mitarbeiter verbunden sind (z. B. Kuchen für Geburtstage, Blumen für wichtige Lebensereignisse). Diese dürfen nur beim Vorgesetzten der Person anfallen, nicht bei einem Kollegen.
• Geringe Ausgaben, die direkt mit dem Engagement der Freiwilligen verbunden sind (z. B. Mittagessen mit einem Freiwilligen, Bereitstellung kleiner Erfrischungen für ein Treffen).

Als Wohltätigkeitsorganisation ist die Wikimedia-Stiftung bestrebt, ein bescheidenes Profil zu bewahren und ihre Marketing-/Verkaufsaktivitäten sind begrenzt. Im Allgemeinen wird den Vertretern der Stiftung davon abgeraten, Kosten für Pflichtunterhaltung im Zusammenhang mit unseren Geschäftsbeziehungen zu tragen, einschließlich derer mit Beratern, Auftragnehmern und Dienstleistern.

Prozeduren und Leitfäden

• Siehe bitte die Richtlinie zum Kauf- und Auszahlungsprozess für eine Anleitung zur Einreichung von Kostenabrechnungen und zum Genehmigungsprozess.
• Es liegt in der Verantwortung der Person, die die Kosten verursacht, sicherzustellen, dass die Kosten angemessen sind und für legitime Geschäfte der WMF anfallen. Wenn unsicher ist, ob eine Ausgabe erstattungsfähig ist, liegt es in der Verantwortung der Person, die sie verursacht, im Voraus um Klärung zu bitten.
• Es liegt in der Verantwortung der Person, die die Kosten verursacht, bei der Einreichung zur Genehmigung die Namen aller Teilnehmer (z. B. der beim Abendessen oder der Veranstaltung Anwesenden) und eine kurze Begründung für die Ausgaben anzugeben. Beides ist von der Buchhaltung zu den Akten zu nehmen und wird nicht öffentlich zugänglich gemacht.
• Es liegt in der Verantwortung der Person, die die Kosten genehmigt, sicherzustellen, dass die Kosten angemessen sind und für legitime Geschäfte der WMF angefallen sind und dass die Namen der Teilnehmer und eine kurze Begründung mit der Kosteneinreichung übermittelt wurden.
• Es ist zulässig, mit Begründung Alkohol auszugeben. Alkohol, der im Rahmen einer gesellschaftlichen Veranstaltung (z. B. einer Veranstaltung zur Spendensammlung) angeboten wird, muss im Voraus vom ED genehmigt werden. Die Bereitstellung von Alkohol muss den einschlägigen Gesetzen entsprechen.
• Bei jeder Versammlung darf nur die höchste anwesende Person Gelder ausgeben. Beispielsweise kann nur der ED entscheiden, für eine Versammlung Gelder auszugeben, wenn der ED, der CFOO, der Leiter des Büros und der Buchhalter anwesend sind. Bei derselben Versammlung ohne den ED könnte nur der CFOO die Entscheidung über die Kosten treffen.
• Mitarbeitern ist es nicht gestattet, ohne vorherige Genehmigung Gelder für Versammlungen mit Kollegen auszugeben. Daher dürfen für eine Zusammenkunft des Kommunikationsleiters, des Leiters der Geschäftsentwicklung und des Leiters der Rechtsabteilung nur nach vorheriger Genehmigung des ED oder CFOO Gelder ausgegeben werden.
• Kosten für Pflichtunterhaltung werden laufend überwacht und wenn sie als überhöht erachtet werden, kann eine Erstattung verweigert werden.