Směrnice pro služební zábavu Wikimedia Foundation

Následují pokyny nadace Wikimedia Foundation pro služební zábavu. Pokyny k podávání žádostí o výdaje a schvalovacímu procesu naleznete v zásadách procesu nákupu a vyplácení. Pokyny týkající se výdajů, které souvisejí s cestováním, naleznete v Cestovních pravidlech.

Definice služební zábavy

Slovní spojení "zábava v rámci povinnosti" se týká výdajů vynaložených na jídlo, nápoje a obecnou zábavu nebo poděkování. Zahrnuje například náklady spojené se vstupenkami, taxíky na akce, děkovnými květinami nebo dárky, vstupní poplatky atd. Typické příklady služební zábavy mohou zahrnovat květiny zaslané dárci, oběd s uchazečem o zaměstnání nebo účast na síťová funkce. Není zamýšleno jako lehkomyslné nebo bezúčelné utrácení: Vždy má být použito k dosažení cílů a nejlepších zájmů nadace.

Povinná zábava nezahrnuje jídlo a nápoje poskytované v rámci běžných pracovních operací: Například obědy nebo svačiny poskytované v rámci jednání v kanceláři. Nezahrnuje také stravu poskytovanou zaměstnancům, kteří pracují delší dobu, účastní se školení nebo školení zaměstnanců atd. Tyto náklady jsou klasifikovány jako výdaje na jednání.

Povinná zábava také nezahrnuje běžné cestovní výdaje pro jednotlivce. Například osoba, která se stravuje v restauraci, zatímco cestuje v rámci služeb Foundation, bude mít tento výdaj zpracován a klasifikován jako cestovní, nikoli služební zábava.

Příklady povolené zábavy:

• Člen představenstva vezme hlavního dárce na večeři.
• Výkonný ředitel posílá květiny hlavnímu dárci.
• CFOO bere přímou zprávu na oběd pro kontrolu výkonu.

Prohlášení o pravidlech

Účelem výdajů na zábavu obecně je zlepšit celkovou pověst nadace Wikimedia u dárců a dalších zainteresovaných stran a zvýšit zapojení a rozvoj zaměstnanců a dobrovolníků.

Wikimedia Foundation je z velké části financována z darů od široké veřejnosti. Veškeré náklady na reprezentační služby proto musí být přiměřené a musí být schopny odolat veřejné kontrole. Obecně platí, že Wikimedia Foundation vyžaduje, aby její zástupci uplatňovali dobrý úsudek, když vynakládají náklady na reprezentaci. V případě pochybností, zda je konkrétní výdaj vhodný, žádáme zástupce nadace, aby se předem poradili s výkonným ředitelem nebo finančním ředitelem.

Obecně se nedoporučuje používat fondy nadace pro služební zábavu, s následujícími výjimkami:

• Výdaje přímo spojené s fundraisingem (např. kultivace nebo správa dárců a potenciálních dárců). Ty mohou vzniknout pouze členům představenstva, výkonnému řediteli, zástupci ředitele nebo pracovníkům fundraisingu. Všechny ostatní výdaje na reprezentaci související s fundraisingem musí předem schválit ED, DD nebo pracovníci fundraisingu.
• Skromné ​​výdaje přímo spojené s rozvojem zaměstnanců (např. roční nebo pololetní oběd s přímým podřízeným nebo stážistou). Ty mohou vzniknout pouze nadřízenému dané osoby, nikoli kolegovi.
• Skromné ​​výdaje přímo spojené se zapojením zaměstnanců (např. dorty k narozeninám, květiny k významným životním událostem). Ty mohou vzniknout pouze nadřízenému dané osoby, nikoli kolegovi.
• Skromné ​​výdaje přímo spojené s angažovaností dobrovolníka (např. oběd s dobrovolníkem, zajištění skromného občerstvení na setkání).

Jako charitativní organizace se Wikimedia Foundation snaží udržovat skromný profil a její marketingové/prodejní aktivity jsou omezené. Obecně platí, že zástupci nadace jsou odrazováni od vynakládání služebních nákladů na reprezentaci souvisejících s našimi obchodními vztahy, včetně vztahů s konzultanty, dodavateli a poskytovateli služeb.

Postupy a směrnice

• Pokyny týkající se podávání žádostí o výdaje a schvalovacího procesu naleznete v zásadách procesu nákupu a vyplácení.
• Je odpovědností osoby, které vznikly náklady, aby zajistila, že náklady jsou přiměřené a že jde o legitimní podnikání Wikimedia Foundation. Pokud si nejste jisti, zda je výdaj přípustný, je odpovědností osoby, které jej vznikly, požádat o vysvětlení předem.
• Je odpovědností osoby, které vznikly náklady, když je předkládá ke schválení, poskytnout jména všech účastníků (např. těch, kteří jsou přítomni na večeři nebo akci) a stručné zdůvodnění výdajů. Oba budou vedeny v evidenci účetního oddělení a nebudou veřejně dostupné.
• Je odpovědností osoby schvalující výdaj, aby zajistila, že výdaj je přiměřený a je legitimní záležitostí Wikimedia Foundation, a že spolu s předložením výloh byla uvedena jména účastníků a stručné zdůvodnění.
• Je přípustné utratit za alkohol v rozumných mezích. Alkohol poskytovaný v rámci společenské akce (např. fundraisingová akce v kanceláři) musí být předem schválen ED. Poskytování alkoholu musí být v souladu s příslušnými zákony.
• Na každém shromáždění smí platit náklady pouze přítomná nejvyšší osoba. Například pouze ED může rozhodnout o nákladech na shromáždění včetně ED, CFOO, vedoucího kanceláře a účetního. Na stejném shromáždění mínus ED mohl rozhodnout o nákladech pouze CFOO.
• Zaměstnanci nesmí bez předchozího souhlasu hradit náklady na setkání s vrstevníky. Setkání vedoucího komunikace, vedoucího rozvoje obchodu a obecného právního poradce tedy může být účtováno do nákladů pouze s předchozím souhlasem ED nebo CFOO.
• Povinné výdaje na reprezentaci budou průběžně sledovány, a pokud budou považovány za nadměrné, může být jejich náhrada zamítnuta.