Richtlinie der Wikimedia-Stiftung zur Nutzung von Kreditkarten
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Richtlinie zur Nutzung von Kreditkarten, die von der Wikimedia-Stiftung ausgegeben werden.
Allgemeine Prinzipien
Wikimedia-Kreditkarten werden an Einzelpersonen ausgegeben und dürfen unabhängig von den Umständen nicht an andere weitergegeben oder ausgeliehen werden.
Bei Verlust oder Diebstahl von Karten muss der Karteninhaber das Kreditkartenunternehmen und den Leiter der Wikimedia-Geschäftsstelle unverzüglich benachrichtigen.
Karteninhaber müssen den auf den Antragsformularen und in den Richtlinien und Verfahren dieser Richtlinie aufgeführten Bedingungen zustimmen. Die Nichteinhaltung dieser Bedingungen kann zur Stornierung der Karte führen.
Jeder Verstoß gegen diese Bedingungen wird als Verstoß gegen den Verhaltenskodex betrachtet und entsprechend behandelt. Solche Verstöße könnten Anlass für Disziplinarmaßnahmen sein, die beispielsweise zur Kündigung eines Mitarbeiters führen können.
Diese Karte, die dem Mitarbeiter ausgestellt wird, ist die Karte, die von Mitarbeitern verwendet wird, die für Zwecke der Stiftung reisen oder Ausgaben im Namen der Stiftung tätigen müssen.
Es liegt in der Verantwortung der Person sicherzustellen, dass die Nutzung und Verwaltung dieser Karte der Reiserichtlinie der Wikimedia-Stiftung entspricht.
Verantwortlichkeiten des Karteninhabers
Der Karteninhaber ist für die sichere Aufbewahrung der Karte verantwortlich und wird zur Rechenschaft gezogen:
- Um sicherzustellen, dass die Karte nur für legitime Zwecke der Stiftung verwendet wird;
- Um sicherzustellen, dass die Karte NICHT für Dinge verwendet wird, die im Antragsformular verboten sind;
- Um Kopien aller Rechnungen, Kaufdokumente und Korrespondenz zu Prüfungszwecken in den Akten zu halten und der Stiftung auf Anfrage Kopien dieser Dokumente zur Verfügung zu stellen;
- Um die Stiftung über falsche Belastungen/Transaktionen zu informieren, um diesen nachzugehen und gegebenenfalls eine Gutschrift von der betroffenen Institution zu erhalten.
Stornierung und Erneuerung von Karten
Wenn eine Person ihre Position oder Funktion bei der Stiftung verlässt, muss sie die Karte unverzüglich an die Finanzabteilung der Stiftung zurückgeben, die sie storniert.
Karten können jederzeit von der Stiftung storniert werden, wenn eine der Richtlinien, Verfahren und Leitfäden nicht befolgt wird und/oder wenn eine der im Antragsformular und in dieser Richtlinie aufgeführten Bedingungen nicht eingehalten wird.