Zásady střetu zájmů pro členy správní rady Wikimedia Foundation, vedoucí pracovníky, vedoucí pracovníky a klíčové zaměstnance

Purpose

Wikimedia Foundation je charitativní organizace, která se věnuje službě veřejnosti tím, že naplňuje svou bezplatnou znalostní misi. Osoby ve vedoucích pozicích nadace mají povinnost řídit záležitosti nadace způsobem, který je v souladu s jejím posláním, a neprosazovat své osobní zájmy ani zájmy jakýchkoli třetích stran. Účelem těchto zásad je poskytnout vodítko, které pomůže správcům, vedoucím pracovníkům, vedoucím pracovníkům a klíčovým zaměstnancům Wikimedia Foundation identifikovat případy, kdy mohou mít osobní zájem, který by mohl zpochybnit jejich povinnost bezvýhradné loajality vůči nadaci, a definovat postup hodnocení. A řešení jakýchkoli takových střetů zájmů, pokud k nim dojde.

Definice

Střet zájmů.

Ke střetu zájmů dochází v situacích, kdy:

• Vnější zájmy kryté osoby soupeří se zájmy nadace
• Nadace uzavře chráněnou transakci s chráněnou osobou nebo spřízněnou osobou nebo
• Chráněná osoba má rozdělené loajality.

Chráněná osoba.

Jednotlivec, který v současné době zastává funkci správce, úředníka, výkonného nebo klíčového zaměstnance nadace Wikimedia Foundation nebo který takovou roli zastával v určitém okamžiku během předchozích 12 měsíců. "Klíčový zaměstnanec" je zde použit v souladu s jeho definicí pro Formulář 990 US Internal Revenue Service.

Chráněná transakce.

Transakce, dohoda nebo jiné ujednání mezi:

• Nadací a chráněnou osobou
• Nadací a spřízněnou stranou
• Chráněnou osobou a další stranou, pokud lze důvodně předpokládat, že transakce bude mít významný nepříznivý dopad na nadaci.

Příklady chráněných transakcí zahrnují pracovní smlouvy, grantové dohody, smlouvy nebo platby za služby, licenční smlouvy na ochranné známky a dohody o přidružených společnostech. Náhrada přiměřených výdajů za činnost nadace není cráněnou transakcí, ale podléhá standardním schválením a postupům nadace pro náhradu výdajů.

Zúčastněná osoba.

Chráněná osoba, jejíž vnější zájmy a loajality, včetně z důvodu významného vztahu, vedou ke skutečnému nebo potenciálnímu střetu zájmů, o který se v dané situaci jedná.

Spřízněná strana.

Osoba nebo subjekt, se kterým má chráněná osoba významný vztah.

Významný vztah.

Významný vztah vzniká z:

• Blízkého rodinného vztahu, včetně vztahu manžela/manželky, rodiče, sourozence, dítěte, nevlastního dítěte, prarodiče, vnuka, pravnuka, tchána nebo partnera v domácnosti
• Významného finančního podílu, jako je větší než 10% vlastnický podíl v účetní jednotce (jako jednotlivec nebo v souhrnu mezi jednotlivci s blízkým rodinným vztahem)
• Role úředníka, ředitele, správce, partnera nebo zaměstnance.

Identifikace střetů zájmů

Prvním krokem při řešení střetu zájmů je identifikace případů, kdy ke konfliktu dochází nebo kde může dojít ke konfliktu. Tento krok by měl být chybný na straně nadměrného zahrnutí, aby bylo zajištěno, že budou identifikovány všechny střety zájmů.

Dotazník

S cílem pomoci nadaci identifikovat potenciální střety zájmů vyplní každá zahrnutá osoba jednou ročně Dotazník o střetu zájmů poskytovaný nadací a podle potřeby aktualizuje svůj dotazník, aby odrážel změny v průběhu roku. Dotazníky se předkládají právnímu zástupci nadace, který je odpovědný za jejich úschovu. Vyplněné dotazníky budou k dispozici k nahlédnutí jakémukoli správci, generálnímu řediteli a finančnímu řediteli a mohou být přezkoumány právním zástupcem nadace.

Zveřejnění

Jakmile se chráněná osoba dozví o navrhované kryté transakci nebo jiném potenciálním střetu zájmů, má povinnost písemně sdělit její existenci a okolnosti správní radě, generálnímu řediteli a hlavnímu právníkovi. Chráněná osoba musí nahlásit všechny potenciální střety zájmů, o kterých se dozví, i když není zainteresovanou osobou. V případě pochybností o tom, zda daná situace zahrnuje skutečný nebo potenciální střet zájmů, který vyžaduje zveřejnění, musí záležitost vyřešit předseda správní rady (nebo místopředseda (místopředsedové), pokud je předsedou zainteresovaná osoba).

Posuzování střetu zájmů

Poté, co je možný střet zájmů nahlášen správní radě, musí správní rada shromáždit informace a určit, zda skutečně došlo ke střetu zájmů. Představenstvo může určit podvýbor, který shromáždí důkazy a vydá doporučení, ale konečné rozhodnutí musí učinit celá rada.

Odmítnutí zainteresovaných osob

Zainteresované osoby se musí dát správní radě k dispozici, aby zodpověděly otázky a poskytly informace, v rozsahu povoleném zákonem, týkající se možného střetu zájmů. Zainteresované osoby se musí jinak zdržet jakékoli diskuse týkající se střetu zájmů. Zainteresované osoby nesmějí sledovat, být přítomny nebo se účastnit jakýchkoli diskusí představenstva nebo výboru týkající se střetu zájmů, s výjimkou případů, kdy je to nutné k zodpovězení otázek. Zainteresované osoby se musí zdržet používání svého osobního vlivu k povzbuzení rady k nějakému konkrétnímu závěru. Tyto povinnosti se i nadále vztahují na zainteresované osoby po celou dobu posuzování, přezkoumávání a schvalování možného střetu zájmů ze strany představenstva.

Stanovení rady

Správní rada bez účasti nebo účasti jakýchkoli zúčastněných osob přezkoumá důkazy a určí, zda došlo ke střetu zájmů. Při svém rozhodování by správní rada měla zvážit, zda:

• Chráněná osoba nebo spřízněná strana by získala prospěch (finanční nebo jiný) z navrhované chráněné transakce
• Chráněná osoba by měla dvě protichůdné role nebo
• Navrhovaná chráněná transakce může být stranami mimo nadaci vnímána jako střet zájmů.

Jednání se zdokumentuje v zápisu představenstva a rozhodnutí se zdokumentuje jako usnesení představenstva. K rozhodnutí, že nedochází ke střetu zájmů, je vyžadována většina hlasů. Pokud rada rozhodne, že ke střetu zájmů nedochází, proces kontroly střetu zájmů se uzavře a všechny dotčené transakce mohou pokračovat jako obvykle.

Řešení střetu zájmů

Po zjištění, že došlo ke střetu zájmů, musí správní rada rozhodnout, zda schválí jakékoli navrhované chráněné transakce. Představenstvo se také musí zabývat případným porušením těchto zásad.

Schválení rady

Správní rada může schválit chráněnou transakci většinou hlasů. Aby bylo možné chráněnou transakci schválit, musí představenstvo dospět k závěru, že:

• Jsou mu známy všechny podstatné skutečnosti týkající se chráněné transakce a všech zájmů zájemců na transakci
• Chráněná transakce není jednáním o sobě nebo jinak právně nepřípustným
• Chráněná transakce by byla přínosem pro nadaci a je v nejlepším zájmu nadace (při zvážení potenciálních rizik a přínosů)
• Náklady pro nadaci jsou spravedlivé a přiměřené na základě srovnatelných tržních údajů
• Není rozumně možné, aby nadace uzavřela výhodnější ujednání za účelem dosažení stejného prospěchu, který by nevedl ke střetu zájmů
• Chráněná transakce nezahrnuje, aby nadace najímala jako zaměstnance nebo dodavatele jednotlivce, který byl správcem nadace Wikimedia během předchozích 6 měsíců.

Představenstvo může v rámci svého rozhodnutí konzultovat právního zástupce a další externí poradce. Jednání představenstva a podklady pro jeho schválení se zdokumentují v zápisu představenstva a schválení představenstva se doloží jako usnesení představenstva. Veřejně zveřejněný zápis musí obsahovat minimálně skutečnost, že představenstvo projednalo a schválilo chráněnou transakci.

Porušení zásad

V průběhu plnění svých povinností podle těchto zásad se Správní rada (nebo některý z jejích výborů) může dozvědět informace, které jí dávají důvod se domnívat, že zahrnutá osoba neodhalila skutečný nebo potenciální střet zájmů, nebo jinak tyto zásady porušila. Za takových okolností bude Rada informovat zahrnutou osobu o základu svého přesvědčení a poskytne jí příležitost, aby údajná porušení vysvětlila. Představenstvo dále vyšetřuje, jak to vyžadují okolnosti, určí, zda došlo k porušení těchto zásad, a přijme vhodná disciplinární a nápravná opatření.

Správa zásad

Tuto politiku řídí správní rada. Představenstvo je odpovědné za následující:

• Přijímání informací o navrhovaných chráněných transakcích
• Přezkoumání navrhovaných chráněných transakcí za účelem zjištění, zda splňují kritéria pro schválení
• Vedení dokumentace, která může být nezbytná a vhodná k dokumentaci přezkoumání zahrnutých transakcí, včetně zápisů z jednání, usnesení a příslibů osobního závazku
• Kontrola fungování těchto zásad a čas od času provádění změn, které mohou být vhodné.

Poděkování

Každá zahrnutá osoba musí potvrdit, že si přečetla tyto zásady a dodržuje je. Budou muset podepsat slib osobního závazku a vyplnit dotazník o střetu zájmů, když přijme roli, kvůli které podléhají těmto zásadám. Tyto písemné závazky jsou povinny aktualizovat a obnovovat alespoň jednou ročně.

Související

• Zásady chování a střetu zájmů (Meta-Wiki)