Zásady uchovávání a ničení dokumentů nadace Wikimedia

Chcete pomoci překládat? Přeložte chybějící zprávy.

I. Účel

Tyto zásady nastiňují, jak nadace Wikimedia ("Wikimedia" nebo "nadace") nakládá se systematickou kontrolou, uchováváním a ničením informací nadace. Tato politika obsahuje zejména pokyny, jak dlouho musí být určité informace uchovávány a kdy a jak by měly být záznamy zničeny. Účelem těchto zásad je zajistit, že dodržujeme federální, státní a místní zákony a předpisy, eliminovat náhodné nebo nevinné zničení záznamů, zajistit, že nebudeme uchovávat určité informace déle, než je potřeba, a zajistit, abychom vždy mít správné informace, které potřebujeme ke své práci.

II. Přehled

Níže jsou shrnuty tři hlavní zásady těchto zásad:

A. Wikimedia Endowment musí uchovávat informace, které podléhají (1) zákonem uloženým lhůtám uchovávání nebo (2) obchodním/provozním potřebám

Tyto zásady popisují konkrétní doby uchovávání zacílené na konkrétní kategorie informací a všichni zaměstnanci musí uchovávat informace v každé z těchto kategorií po stanovenou dobu. Celková politika je popsána v části V a konkrétní období uchovávání jsou definována v části XI ("Plán uchovávání" nebo "Rozvrh"). Tato období vycházejí z právních a provozních potřeb – například určité finanční záznamy musí být uchovávány po určitou dobu pro případ, že jsou naše daně kontrolovány.

Upozorněte prosím prezidenta, kdykoli si myslíte, že doba uchovávání je příliš dlouhá nebo příliš krátká nebo že by měla být přidána nebo odstraněna kategorie. Pokud si myslíte, že je výjimka oprávněná, musíte upozornit prezidenta. Bez konzultace s prezidentem nemůžete udělat výjimku sami. Pokud dojde k úpravám nebo výjimkám, prezident nebo tajemník upozorní zaměstnance a aktualizuje verzi plánu na nejnovější verzi.

B. Wikimedia Endowment musí držet všechny informace předmětem "soudního zadržení"

Pokud nám hrozí právní kroky nebo se důvodně domníváme, že nám bude vyhrožováno právním jednáním, je vyžadováno "zadržení soudního sporu“, aby byly zachovány jakékoli relevantní informace. Likvidace nebo vymazání informací, které nejsou v souladu s touto politikou, pro nás proto mohou mít za následek právní komplikace, počínaje nutností právně bránit vymazání až po trestní nebo občanskoprávní odpovědnost. Část VI níže podrobněji vysvětluje, jaké zásady budou platit, pokud budeme čelit této situaci.

C. Wikimedia Endowment trvale zlikviduje všechny informace, které nepodléhají oddílům II.A nebo II.B

Většina informací o nadaci nevyžaduje dlouhodobé uchovávání. Jak je uvedeno v Příloze, rutinní likvidace informací, které nemáme výslovně povinni uchovávat, se vyhne zbytečnému úsilí, výdajům a ukládání (elektronickému i fyzickému) spojenému s údržbou, organizováním a zálohováním starých informací.

III. Rozsah

A. Jaké informace jsou zahrnuty?

Tyto zásady se vztahují na všechny informace – bez ohledu na fyzickou formu, formát nebo charakteristiky – vytvořené nebo obdržené nadací, včetně informací v elektronické nebo papírové podobě. V rozsahu těchto zásad jsou také všechny informace nadace uložené, hostované, archivované nebo jinak umístěné u jakéhokoli externího dodavatele, kterému nadace outsourcuje jakákoli svá data nebo tištěné úložiště.

Protože to může být relevantní pro soudní držení (část VI), tyto zásady zahrnují informace o uživatelích, které jsou shromažďovány prostřednictvím webových stránek nadace. Jak je však uvedeno v Plánu uchovávání, doby uchovávání informací generovaných webovými stránkami nadace se budou obecně řídit příslušnými zásadami ochrany osobních údajů a platnými zásadami uchovávání údajů (pokud existují).

B. Na které osoby se tato pravidla vztahují?

Tyto zásady se vztahují na všechny zaměstnance Wikimedia Endowment, poradce, konzultanty, dodavatele, dočasné pracovníky a všechny ostatní, kteří mají přístup k elektronicky uloženým informacím ("ESI") nebo papírovým dokumentům Wikimedia (společně "pokryté strany"), a musí je dodržovat. ESI zahrnuje mimo jiné e-maily, rychlé zprávy a hlasové zprávy. Pro upřesnění, všechny třetí strany, kterým byla udělena možnost používat kterýkoli z informačních systémů nadace, spadají pod tyto zásady.

IV. Kontakty a dotazy

Pokud po prostudování těchto zásad máte otázku, zda by měly být některé informace uchovány, nebo máte nějaké další otázky nebo potřebujete jinak pomoci s jakýmikoli souvisejícími problémy, kontaktujte prosím prezidenta.

V. Pokyny pro uchování a zničení

A. Jak dlouho musíme uchovávat záznamy?

Nadace musí uchovávat odpovídající záznamy o určitých typech informací alespoň po minimální dobu vyžadovanou příslušnými zákony. Zvláště důležité jsou daňové, finanční a personální záznamy. Požadavky na uchování pro tyto a další kategorie záznamů jsou uvedeny v tabulce níže. Poznámka: Obecně nejsme povinni uchovávat e-maily, ale můžeme si je ponechat, pokud nespadají do kategorie záznamů popsané v seznamu níže. Informace s probíhající nebo aktuální obchodní nebo provozní potřebou (tj. je důležité je mít, aby někdo mohl vykonávat svou práci) musí být uchovávány po dobu trvání této potřeby.

B. Jak bychom měli nakládat se záznamy?

1. Rutina, pravidelná likvidace

Všechny informace, u kterých chybí zákonná nebo provozní potřeba uchovávání, by měly být trvale a rutinně likvidovány. Každý záznam, včetně všech kopií, by měl být zlikvidován, jakmile dosáhne konce doby jeho uchovávání stanoveného podle Plánu. Prezident je odpovědný za průběžný proces identifikace záznamů, které přetrvaly požadovanou dobu uchovávání, a dohled nad jejich zničením.

2. Oznámení o likvidaci

Aby bylo možné identifikovat dokumenty, které zůstávají nezbytné pro probíhající obchod, nadace se bude snažit informovat zahrnutou stranu o plánovaných vymazáních 30 dní před plánovaným vymazáním, které by mělo vliv na tuto stranu. Upozornění bude obsahovat, jaké dokumenty se plánují odstranit a kde jsou uloženy.

3. Likvidace a zničení citlivých informací

Při likvidaci citlivých informací – včetně finančních nebo personálních dat – musí proces likvidace zahrnovat řádné procesy zničení, jako je skartace papírových dokumentů nebo bezpečné vymazání elektronických dokumentů.

U dokumentů, které obsahují osobní identifikační údaje jednotlivce (personally identifying information "PII") – nebo jakékoli kompilace těchto informací – musí být zničení v souladu s pravidlem pro likvidaci vydaným Federální obchodní komisí ("FTC") podle zákona o spravedlivých a přesných úvěrových transakcích Fair and Accurate Credit Transaction Act ("FACTA"). V praxi to znamená skartovat papír a mazat elektronické soubory tak, aby je nebylo možné snadno obnovit nebo obnovit. Tyto záznamy zahrnují prověření spolehlivosti nebo spotřebitelské zprávy o potenciálních zaměstnancích nebo dodavatelích a jakékoli kompilace těchto informací. Destrukční opatření musí být také správná, kdykoli ESI nebo tištěný dokument obsahuje zdravotní, lékařské, pojišťovací nebo jiné citlivé informace o jakékoli osobě.

VI. Pozastavení ničení: "Zastavení soudního sporu"

Nadace vyžaduje, aby všechny zahrnuté strany plně dodržovaly postupy uvedené v těchto zásadách a v Příloze. Všechny zahrnuté strany by měly vzít na vědomí následující obecné výjimky z jakéhokoli uvedeného plánu zničení:

A. Soudní spory

Pokud se domníváte nebo vás Nadace informuje, že záznamy Nadace jsou relevantní pro aktuální soudní spory, potenciální soudní spory (tj. spor, který by mohl vést k soudnímu sporu), vládní vyšetřování, audit nebo jinou událost (dále jen "Záznamy o soudních sporech"), musíte uchovávat a nemazat, likvidovat, ničit ani měnit tyto záznamy o držení v soudních sporech, včetně e-mailů, dokud právní poradce nerozhodne, že tyto záznamy o držení v soudních sporech již nejsou potřeba. Tato výjimka je označována jako soudní držení nebo právní držení a nahrazuje jakýkoli dříve nebo následně stanovený plán zničení těchto záznamů o držení v soudním sporu. Pokud se domníváte, že tato výjimka může platit, nebo máte nějaké dotazy ohledně toho, zda by mohla platit, kontaktujte prosím prezidenta.

B. Zvláštní situace.

Můžete být požádáni, abyste pozastavili veškeré rutinní postupy likvidace záznamů v souvislosti s určitými jinými typy událostí, jako je výměna systémů informačních technologií nadace.

VII. Oddělování/odcházející zaměstnanci

V souladu se všemi zásadami a postupy pro zaměstnávání a IT nadace nadace zpracovává informace uchovávané ukončenými/odcházejícími pokrytými stranami takto:

A. Upozornění

Když se krytá strana oddělí od nadace, manažer jednotlivce určí, zda existují nějaké ESI (elektronicky uložené informace) nebo informace v tištěné podobě vytvořené touto osobou nebo týkající se této osoby budou zachovány.

B. Uchovávání informací

Během období kontroly nadace uchová veškeré ESI nebo tištěné informace v souladu se svými zásadami. Po období kontroly budou informace vymazány, pokud nebude vyžadováno jejich uchování nebo pokud nebude uděleno prodloužení podle postupů uvedených v těchto zásadách.

C. Aplikace pouze na jednotlivé informace

Tato část se vztahuje na notebook jednotlivce a ESI, kterou jednotlivec udržoval, a které budou po 15 dnech vymazány, pokud nebude vyžadováno jejich uchování. Nevztahuje se na zálohy systému pro celý personál (jako jsou e-mailové účty), které mohou být uchovány po delší dobu až 10 let podle níže uvedeného dodatku.

VIII. Havarijní plánování a zálohování

Záznamy Nadace musí být uloženy bezpečným, zabezpečeným a přístupným způsobem. Informace a finanční soubory, které jsou nezbytné pro udržení činnosti nadace v případě nouze, budou pravidelně duplikovány nebo zálohovány a udržovány mimo pracoviště.

Nadace zavede postupy pro časté a systemizované zálohování informací uložených na centrálních místech a úložištích. Vzhledem k tomu, že se podrobnosti o postupech zálohování nadace v průběhu času mění, může prezident tuto politiku odpovídajícím způsobem revidovat a revidovat.

Všichni zaměstnanci musí dodržovat postupy, které od nich nadace požaduje, a přijmout přiměřená opatření, aby zajistili, že nedojde ke ztrátě životně důležitých dat v důsledku selhání zařízení, přírodní katastrofy a/nebo uložení pouze na nezálohovaném místě na místním počítači. nebo zařízení. Všichni zaměstnanci jsou odpovědní za to, že budou věnovat pozornost změnám záloh oznámeným nadací.

Zálohy jednotlivých notebooků nebudou uchovávány déle než jeden rok. Tyto zálohy centrálně uložených informací jsou udržovány pro obnovu po havárii a kontinuitu podnikání, nikoli pro správu nebo získávání informací. Proto, aby se podpořily hlavní zásady této politiky, nadace bude uchovávat zálohy pouze pro příslušná období v příslušných protokolech, s výhradou pozastavení recyklace/rotace vyžadované soudním pozastavením, zákonem nebo obchodním zájmem.

IX. Shoda

Tyto zásady zůstanou v platnosti, pokud je prezident písemně nezruší nebo nezmění. Prezident a předseda finančního výboru budou s právním poradcem nebo certifikovaným veřejným účetním pravidelně přezkoumávat postupy těchto zásad a kategorie plánu, aby zjistili, zda jsou aktualizace oprávněné. Nejméně jednou ročně prezident upozorní účastníky nadace a třetí strany, na které se tato politika vztahuje, o této politice a jejím obsahu. Aby bylo zajištěno, že je vynakládáno maximální úsilí k co nejdůslednějšímu dodržování těchto zásad, bude prezident zadávat hodnocení, které analyzuje míru souladu ze strany přistupujících subjektů Endowment, třetích stran a externích prodejců úložiště.

Přiměřené odchylky, pokud jde o plánování činností souvisejících s uchováváním, včetně takových upomínek a hodnocení, mohou být povoleny na základě obchodních potřeb – jako je zapojení do časově citlivých transakcí v době plánované upomínky nebo hodnocení. Prezident bude v maximální možné míře uchovávat záznamy připomínající dodržování těchto zásad, včetně pravidelných upomínek, v souladu s časovými pravidly této politiky.

X. Vymáhání

Nedodržení těchto zásad ze strany zaměstnanců může mít za následek možné občanskoprávní a trestní sankce proti Wikimedia Endowment a jejím zaměstnancům a dodavatelům, jakož i možné disciplinární řízení proti odpovědným jednotlivcům.

Jakákoli strana pokrytá Wikimedií, která porušila tyto zásady, může být vystavena disciplinárnímu řízení, včetně ukončení zaměstnání nebo služeb.

XI. Harmonogram retenčních období

Ve výchozím nastavení platí tři výše uvedené hlavní zásady této zásady pro všechny informace Wikimedie. Tento seznam není vyčerpávající a může se v průběhu času se souhlasem prezidenta měnit. Záznamy, které nejsou uvedeny, ale jsou v podstatě podobné záznamům uvedeným v Plánu, budou uchovávány po stejnou dobu jako tyto záznamy. Není-li uchovávání papíru výslovně uvedeno jako požadované, elektronické ukládání je přijatelné a vysoce doporučeno. V případě, že dokument spadá do několika níže uvedených kategorií, měl by být uchován po co nejdelší požadovanou dobu.

Část A – Finanční záznamy

Kategorie záznamů	Doba uchování
Účetní závěrka Hlavní knihy Zprávy o auditu	Natrvalo
Posudky Listiny a smlouvy o prodeji Odpisové plány Evidence dlouhodobého majetku	Natrvalo
Stavební dokumentace	Natrvalo
Correspondence, if (i) essential to one or more of the "permanently" categories in this Part A; or (ii) if deemed to warrant permanent retention by the CFA or the legal team	Natrvalo
Annual Reports to Secretary of State/Attorney General	Natrvalo
Roční výkaz IRS (formulář 990 nebo 990-EZ) a pracovní listy Žádost IRS o status osvobození od daně (formulář 1023) Rozhodovací dopisy IRS	Natrvalo
Všechny účetní knihy nebo záznamy dostatečné k tomu, aby konkrétně uváděly položky hrubého příjmu, příjmů a výdajů a dokládaly informace uvedené v ročním daňovém přiznání na formuláři 990. Takové záznamy zahrnují, bez omezení, ty, které odrážejí informace týkající se výdajů, dokladů o srážkách, obchodních nákladů, účetních postupů a další informace týkající se příjmů Wikimedia Endowment.	Natrvalo
Státní dopis o osvobození od daně z prodeje Státní daňové přiznání a pracovní listy	Natrvalo
Akciové a dluhopisové záznamy	Natrvalo
Složenky o bankovním vkladu Bankovní výpisy a odsouhlasení Závazné knihy a plány Zprávy o výdajích Faktury (zákazníkům, od dodavatelů) Zásoby zboží IRS 1099 Účetní zápisy Záznamy o prodeji (prodej zboží) Daňové záznamy z prodeje a použití	7 let
Pronájmy	7 let po uplynutí doby platnosti, pokud nejde o delší dobu: specifikováno podmínkami pronájmu a nebo označeno promlčecí dobou při porušení smlouvy platnou ve státě (např. 15 let pro Ohio), zemi nebo provincii, jejíž zákony by řídily jakýkoli smluvní spor
Korespondence s prodejci	2 roky po vypršení smlouvy nebo dohody

Část B - Záznamy o fundraisingu

Kategorie záznamů	Doba uchování
Záznamy o sbírkách Finanční sbírka pro charitativní účely musí vést záznamy, které odrážejí následující: Datum a částka každého příspěvku obdrženého jako výsledek nabídkové kampaně a v případě nepeněžních příspěvků jméno a poštovní adresa každého přispěvatele. Jméno a adresa bydliště každého zaměstnance, agenta nebo jiné osoby zapojené do nabídkové kampaně. Záznamy o všech přijatých příjmech a výdajích vynaložených v průběhu nabídkové kampaně. U každého účtu, na který obchodní sbírka vložila příjmy z nabídkové akce, číslo účtu a název a sídlo banky nebo jiné finanční instituce, u které byl účet veden. Pokud komerční fundraiser prodává vstupenky na akci a prohlašuje, že budou darovány pro použití jinou osobou, musí si ponechat počet vstupenek zakoupených a darovaných každým přispěvatelem a jméno a adresu všech organizací, které darované vstupenky obdrží.	Během každé nabídkové kampaně a 10 let po jejím dokončení musí nadace Wikimedia uchovávat kopii své smlouvy s komerční sbírkou a záznamy o žádostech a darech podle seznamu položek (a) až (e) v levém sloupci pro této kategorie
Žádosti o příspěvky	Viz výše "Rekordy komerčních sbírek".
Záznamy dárců	10 let
Korespondence, pokud (i) je nezbytná pro jednu nebo více kategorií 10 let v této části B; nebo (ii) je-li to považováno za oprávněné k trvalému uchování ze strany CFA nebo GC	10 let
Smlouvy o darech mezi dárci a Tides, stejně jako další dokumenty týkající se darů nadačního fondu Wikimedia. Grantové zprávy	10 let

Část C - Evidence lidských zdrojů

Kategorie záznamů	Doba uchování
Plány výhod	Natrvalo
Údaje o výhodách a záznamy: Nároky na dávky Výhody pojištění (lékařské, zubní, zrakové, LTD/STD/life, EAP, FSA, HSA atd.) Data a dokumenty důchodového plánu COBRA Celková mzdová evidence: Daňová přiznání ze mzdy Přehledy mezd a rejstříky Státní daňové evidence v nezaměstnanosti W-2 prohlášení	6 let
Dokumenty OSHA Zprávy o nehodách	5 let
Záznamy redukcí v platnosti	5 let od data snížení
Záznamy o odškodnění pracovníků – spisy nároků	Nejnovější z těchto termínů: (1) 5 let od data zranění; (2) 5 let od data posledního poskytnutí náhrady; (3) 2 roky po uzavření nároku nebo (4) je-li vládní audit proveden ve lhůtě stanovené platnými právními předpisy, pak do nabytí právní moci auditu
Záznamy o odškodnění pracovníka – Nároky na náhradu škody	5 let
Mzdová evidence jednotlivých zaměstnanců: Záznamy o srážkách a exekucích Časové výkazy Navýšení kompenzací a schválení	4 roky po ukončení
Soubor zaměstnanců: Všeobecné záznamy (smlouvy, dohody, přezkoumání atd.) Záznamy soukromých informací Doklady související s dovolenou (FMLA, CRFA, PDL atd.) Záznamy o povýšení, degradaci nebo propuštění	5 let po ukončení
Žádosti o zaměstnání nebo jakákoli jiná forma dotazu na zaměstnání předložené Wikimedii v reakci na inzerát nebo jiné oznámení o volných pracovních místech, včetně: Záznamy týkající se selhání nebo odmítnutí pronájmu Záznamy o doporučení zaměstnání Identifikační záznamy žadatele	Úspěšní kandidáti – 3 roky po ukončení Neúspěšní uchazeči – 2 roky od data obsazení pozice
Právní spory: Nároky, vyšetřování a právní řízení Personální a mzdové záznamy o stěžovatelích Personální a mzdové záznamy ostatních v podobných zaměstnáních	Prostřednictvím řešení sporu nebo případu a odvolání plus jakékoli dodatečné lhůty, kterou může generální ředitel podle svého uvážení považovat za vhodnou
Formuláře I-9	Poslední z 3 let od nájmu nebo 1 roku po ukončení
Potvrzení o dětské práci	3 roky po ukončení
Záznamy afirmačních akcí	3 roky
Program prevence zranění a nemocí: Inspekce: Záznamy dokumentující plánované a pravidelné kontroly podle potřeby k identifikaci nebezpečných podmínek a pracovních postupů, včetně: Jména osoby (osob) provádějící kontrolu; Zjištěných nebezpečných podmínek a pracovních postupů a Opatření přijatých k nápravě nebezpečných podmínek a pracovních postupů. Školení prevence nemocí Záznamy dokumentující požadované školení bezpečnosti a ochrany zdraví každého zaměstnance, konkrétně včetně: Jména zaměstnance nebo jiného identifikátoru; Termínů školení; Typu(ů) výcviku a Jména poskytovatele školení.	1 rok Poznámka – pravděpodobně vedeno v příslušných individuálních personálních "složkách" (kromě toho, že záznamy o školení zaměstnanců, kteří pro zaměstnavatele pracovali méně než jeden rok, nemusí být uchovávány po dobu trvání pracovního poměru, pokud jsou zaměstnanci poskytnuty při ukončení).

Část D – Právní záznamy

Kategorie záznamů	Doba uchování
Articles of Incorporation	Natrvalo
Stanovy představenstva, zásady, usnesení, oznámení, vzdání se oznámení a písemné souhlasy Zápisy ze schůzí představenstva a výborů představenstva Stanovy a dodatky	Natrvalo
Tiskové zprávy a veřejně uložené dokumenty Účel: Wikimedie by měla mít svou vlastní kopii pro testování přesnosti jakéhokoli dokumentu, který může člen veřejnosti teoreticky vytvořit proti Wikimedii.	Natrvalo
Záznamy určené k uchování podle stanov (pokud existují)	Stanovené období
Záznamy o právních záležitostech – Právní poradce rozhodne o datu vyřazení pro každou (pod)skupinu záznamů spadajících do následujících kategorií: V závislosti na soudním pozastavení týkajícím se situace nebo nároku, který nepřeroste v soudní spor nebo ve skutečné řízení; Záznamy z otevřených a uzavřených soudních sporů a vládních řízení, včetně, ale bez omezení, korespondence, podání, písemných žádostí o zjištění a odpovědí a informací vytvořených a obdržených při hledání; Záznamy vytvořené Wikimedií v reakci na nestranická předvolání a Soubory náležité péče.	To určí právní zástupce
Smlouvy – VŠECHNY, až na tři níže uvedené výjimky	7 let po uplynutí doby platnosti, pokud nejde o delší dobu: specifikované smluvními podmínkami a nebo označeno promlčecí lhůtou porušení smlouvy platnou ve státě (např. 15 let pro Ohio), zemi nebo provincii, jejíž právo by mělo řídit jakýkoli smluvní spor
Smlouvy – výjimka č. 1 - FUNDRAISING smlouvy	Viz "Rekordy fundraisingu" v kategorii "Fundraising" (část B výše)
Smlouvy – výjimka č. 2 – (sub-)kontrakty a pronájmy FEDERÁLNÍ VLÁDY, jakož i záznamy, které se přímo týkají a zahrnují transakce související s dohodou – včetně, bez omezení, všech informací, které musí být uchovávány podle federálního nařízení o akvizicích (FAR) , včetně: Civilních nebo vojenských smluv a každé smlouvy, pokud jde o veřejnou nebo soukromou univerzitu, vysokou školu, laboratoř nebo podobně, kdykoli část nebo veškeré financování pochází od federální agentury	Delší z: Doba uvedená ve smlouvě nebo Období uvedené v předpisech FAR nebo Období uvedené v jakýchkoli nahrazujících federálních předpisech specifických pro agenturu [např. D.O.E., za FAR 4.702(b)] nebo Pokud není uvedeno žádné období, pak trvale Viz 41 U.S.C. § 254d (civilní) a 10 U.S.C. § 2313 (vojenské)
Smlouvy – výjimka č. 3 – (pod-)kontrakty a nájemní smlouvy se STÁTNÍ NEBO MÍSTNÍ VLÁDOU, jakož i záznamy přímo související se smlouvou	Delší z: Doba uvedená ve smlouvě nebo Období uvedené ve státních a nebo místních zákonech, nařízeních, pokynech, nařízeních, specifikacích a nebo materiálech pro nabídky/RFP 7 let po expiraci
Podání do rejstříku charitativních trustů	10 let
Žádosti o grantové smlouvy a smlouvy	7 let po expiraci
Licence zahrnující práva duševního vlastnictví Wikimedia nebo jakékoli jiné přidružené osoby nebo subjektu	7 let po uplynutí doby platnosti, pokud nejde o delší dobu: specifikováno licenčními podmínkami a nebo označeno promlčecí dobou při porušení smlouvy platnou ve státě (např. 15 let pro Ohio), zemi nebo provincii, jejíž zákony by řídily jakýkoli smluvní spor
Duševní vlastnictví jiné než autorské právo, patent nebo ochranná známka: Evidence licenčních poplatků a postoupení a Záznamy o obchodním tajemství: všechny záznamy obsahující obchodní tajemství a související dokumentace, včetně záznamů prokazujících opatření přijatá společností Wikimedia k ochraně jejích obchodních tajemství a zabránění neoprávněnému použití obchodních tajemství jinými osobami (včetně všech licencí na obchodní tajemství)	Vypršení chráněného stavu plus 7 let
Patenty udělené USPTO a všechny významné související záznamy, včetně aplikací, vynálezů/inženýrských notebooků, pracovních dokumentů, korespondence, poznámek a jakýchkoli projevů, nahrávek a jakýchkoli dalších informací prokazujících, co bylo zpřístupněno veřejnosti a k ​​jakému datu (datům)	Vypršení patentu plus 7 let
Registrace ochranných známek	Vypršení chráněného stavu plus 7 let
Ochranná známka – všechny významné související záznamy, včetně žádostí a pracovních dokumentů	Vypršení chráněného stavu plus 7 let
Registrace autorských práv	Vypršení autorských práv plus 7 let
Copyright (autorská práva) – všechny významné související záznamy, včetně žádostí a pracovních dokumentů	Vypršení autorských práv plus 7 let
Korespondence se stranami, které uzavřely smlouvu o přijímání služeb od Endowmentu	2 roky po vypršení smlouvy nebo dohody

Část E: Informace třetích stran shromážděné prostřednictvím webových stránek nadace

Informace shromážděné od třetích stran prostřednictvím veřejně přístupných webových stránek nadace musí být uchovávány tak, jak je popsáno v příslušných pokynech pro uchovávání údajů. Upozorňujeme, že na data shromážděná podle zásad ochrany osobních údajů a pokynů pro uchovávání údajů se stále vztahují soudní blokace.

Část F: Další informace neuvedené

Informace, které nespadají do žádné z výše uvedených kategorií, budou smazány po 10 letech nepoužívání.